Controle de ponto pelo celular: entenda como funciona

A pandemia da Covid-19 tem reforçado como a importância do uso de tecnologias no contexto do mercado de trabalho é fundamental. Principalmente com a necessidade de isolamento social e o aumento da adesão ao home office, algumas ferramentas de gestão têm se mostrado cruciais neste momento.

É o caso das ferramentas de gestão da jornada de trabalho, dentre elas, o controle de ponto pelo celular, por meio de aplicativo.

Com ele, tanto a empresa quanto o funcionário têm uma maneira ágil, acessível, segura e fácil de realizar o registro e controle de jornada de trabalho, processo de gestão que é muito importante para ambas as partes.

Neste guest post, o Tangerino - controle de ponto digital explica o que é, as formas como ele pode ser feito, legislação e as falhas de gestão que o ponto digital consegue corrigir, além de algumas dicas importantes para incentivar que os funcionários façam o registro do ponto corretamente. Confira!

O que é controle de ponto e como ele pode ser feito

O controle de ponto nas empresas é considerado obrigatório pelo art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que determina as regras e diretrizes para sua implementação.

Ele é, basicamente, um processo de gestão que registra a jornada de trabalho dos funcionários, mostrando seus horários de entrada e saída da empresa e intervalos intrajornada.

Com essas informações, a empresa, especialmente o setor de Recursos Humanos, consegue fazer a folha de ponto, para realizar o pagamento correto dos funcionários, considerando questões como horas extras, banco de horas, faltas e atrasos.

Além disso, realizar o correto controle de ponto é fundamental para garantir a segurança jurídica da empresa e do funcionário, em caso de processo trabalhista, que é muito comum, principalmente se tratando de erros no registro da jornada de trabalho.

Ao longo dos anos e com o avanço das tecnologias, foram surgindo novos formatos de controle de ponto que tornaram esse processo mais ágil, para a empresa e para o colaborador, e também com menos chances de ocorrerem erros de registro e de processamento pelo RH.

Desde o início dessa prática, existem quatro métodos para controle da jornada de trabalho que são mais utilizados pelas empresas, veja quais são:

Ponto manual

É considerado o mais antigo e o mais passível de erros e fraudes. É feito em uma folha ou livro de ponto, onde o funcionário registra manualmente seus horários e dá sua assinatura para validação.

O registro de ponto manual tem sido substituído por outras tecnologias mais avançadas, principalmente porque atrasa o processo de contabilização das horas por parte do RH ou Departamento Pessoal.

Ponto mecânico

Apesar de ter sido uma evolução na época de seu surgimento, o registro de ponto mecânico também é considerado um recurso antigo.

Funciona da seguinte forma: a empresa disponibiliza um relógio cartográfico na entrada e o funcionário insere um cartão de papel no relógio para registrar sua jornada de trabalho.

Além de também ser passível de erros, com a possibilidade da marcação no lugar errado e rasuras, o ponto mecânico demanda tempo para o registro, já que, geralmente, formam-se longas filas, e também do RH, que precisa fazer sua contabilização de forma manual.

Ponto eletrônico

Esse modelo é mais avançado e ágil do que os outros dois anteriores. Com ele, o funcionário registra seus horários no equipamento de ponto, por meio de uma senha individual, leitura de um cartão por aproximação ou identificação da impressão digital.

Ponto digital

O controle de ponto digital é considerado o mais moderno em termos de tecnologia, agilidade, flexibilidade e redução de erros e fraudes.

Com ele, as empresas podem disponibilizar o registro de ponto pelo celular, tablet ou computador. Além disso, esse modelo permite que o controle seja feito de qualquer lugar, inclusive para funcionários em home office ou que realizam trabalho externo.

A tecnologia também entrega à empresa relatórios completos e personalizados, que podem ser solicitados em tempo real e com todas as informações necessárias.

A legalidade e as vantagens do controle de ponto pelo celular

Até a publicação da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a "lei do controle de ponto", somente o controle de ponto manual, mecânico e eletrônico eram permitidos pela legislação.

No entanto, com a publicação da portaria 373 pelo MTE, ficou autorizado o uso de novas tecnologias para facilitar o controle da jornada de de trabalho dos colaboradores. Dentre as possibilidades, está o aplicativo de controle de ponto digital.

Usando apenas um celular, tablet ou computador a empresa consegue disponibilizar o registro de ponto digital e gerenciá-lo de forma simples e acessível. Veja as principais vantagens:

Mais agilidade para os colaboradores, que conseguem registrar o ponto de forma simples usando o celular
Fechamento da folha de ponto simplificado, já que os dados são disponibilizados rapidamente, com relatórios completos e sem a possibilidade de erros manuais
Mais segurança das informações e garantia da veracidade dos registros, com a proteção contra erros e fraudes
Emissão de relatórios que ajudam a tornar a gestão mais estratégica, permitindo a análise de absenteísmo e produtividade, por exemplo.

Além dessas vantagens diretas, o controle de ponto pelo celular supera falhas na gestão causadas pelo ponto manual. É o caso da capacidade de evitar erros causados por fraudes, rasuras e alterações manuais, que podem ser feitos por funcionários e até gestores.

Outra falha evitada é que a empresa não corre o risco de perder os registros, já que as informações são armazenadas na nuvem e podem ser acessadas remotamente.

Dicas para engajar a equipe no controle de ponto pelo celular

Para garantir o máximo de eficácia nos registros é muito importante que a empresa crie estratégias de engajamento entre os funcionários. Essas estratégias devem ir além da obrigatoriedade, das ameaças de descontos no salário e punições, por exemplo.

Mais do que isso, é importante criar uma cultura na qual o colaborador entenda a importância desse processo de gestão para a empresa e para si mesmo, valorizando o registro de ponto como um hábito que garanta a sua segurança e uma melhor relação entre empresa-colaborador.

Confira algumas dicas para motivar os funcionários e torná-los mais engajados quanto ao registro de ponto:

realize a conscientização e fale sobre a importância do registro de ponto tanto para os funcionários quanto para a empresa, para acompanhar a jornada de trabalho e gerar todas as informações necessárias para a folha de ponto.
explique todas as vantagens do ponto digital, como transparência nas informações, facilidade para bater ponto, segurança, mobilidade e acompanhamento do banco de horas
envolva os funcionários mais influenciadores na comunicação interna da empresa sobre o registro de ponto para que todos participem desse processo
crie programas de recompensas e premiações para os colaboradores com melhor desempenho no final do mês, isso significa reconhecer, aqueles que não se esqueceram de bater ponto na hora certa
envie lembretes diários para que não se esqueçam de registrar o seu ponto ou especificamente para aqueles que mais esquecem de registrá-lo.

Percebeu as vantagens e a importância de contar com uma tecnologia como o controle de ponto pelo celular? Além de colocar a empresa em um patamar de inovação e agilidade, a solução entrega mais segurança e reforça o quanto as relações trabalhistas são importantes para a organização.