Quando falamos de projetos, pensa-se logo em algo de grande magnitude. Isso é um erro, pois um projeto pode estar envolvido com pequenas atividades do dia-a-dia. Podemos citar alguns exemplos na resolução de problemas internos, negociação com fornecedores, entrega de produtos, implantação de sistemas e de estratégias.

Com um controle de projetos eficaz, através da planilha de acompanhamento de projetos, é possível alcançar diversos benefícios para a organização, como a facilitação da resolução de problemas, o auxílio na tomada de decisões e a identificação de causas e efeitos.

O principal objetivo da planilha é proporcionar um acompanhamento claro, simples e objetivo de um projeto.

 

Faça junto com a gente!

 

Para você poder acompanhar este artigo de forma dinâmica, não deixe de baixar o modelo GRATUITO de planilha de acompanhamento de projetos e fazer o passo a passo com a gente! Com ela, vai ser possível facilitar (e muito!) o gerenciamento de projetos da sua organização! Basta clicar no botão abaixo:
 

banner planilha excel.png

 

Veja na vídeo-aula abaixo o funcionamento da Planilha

 

 

Entenda a Planilha

 

A página inicial da planilha de acompanhamento de projetos possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas e preencher cada etapa. Basta clicar no botão e você será direcionado para a aba respectiva. Os resultados presentes neste exemplo são meramente ilustrativos.

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos.png

 

Cadastro

 

As informações serão cadastradas nessa aba. No grupo “SOLUÇÕES OFERECIDAS”, iremos cadastrar quais os projetos que são oferecidos pela nossa empresa. Se você utiliza essa planilha de acompanhamento de projetos para um controle interno, aqui você irá cadastrar os projetos em andamento.

Em “SETORES”, iremos cadastrar os setores que estão recebendo os projetos em questão, basta digitar nos respectivos campos.

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos - Cadastro.png

 

Acompanhamento

 

Nessa aba não temos que cadastrar nenhum valor na planilha de projetos. Ela é um compilado de informações e é atualizada automaticamente, à medida que as outras informações são atualizadas. Por ela é feito o acompanhamento geral dos projetos cadastrados.

Na imagem abaixo você pode ver como fica o preenchimento automático desses campos na planilha de acompanhamento de projetos: 

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos.png

 

Projetos

 

Nessa aba iremos cadastrar algumas informações específicas sobre os projetos em questão, que serão adicionados a aba anterior automaticamente.

A primeira parte desta aba na planilha de acompanhamento de projetos é para cadastramento de informação de pessoal. Nos campos “SETOR” e “SOLUÇÃO” estarão disponíveis os respectivos dados que foram adicionados na aba de cadastramento. Os outros campos devem ser preenchidos manualmente.

 

Cadastro de Informações do Projeto.png

Cadastro de Informações do Projeto.png

 

Nessa primeira parte, como retratado acima, iremos cadastrar as informações de identificação pessoal do projeto, e na segunda parte é possível preencher o cronograma do mesmo, retratado abaixo no grupo de informações da planilha de acompanhamento de projetos como “Análise Temporal”. A seguir você pode visualizar a tabela de cronograma:

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos - Cronograma.png

 

Por fim, a fim de cadastrar informações financeiras dos projetos iremos cadastrar os valores no grupo de informações “Análise Financeira”. Perceba que os campos a serem alterados estão na cor branca. Os demais, na cor verde e rosa, possuem fórmulas e não devem ser alterados, que são os campos referentes ao TOTAL  e a Aderência da planilha de acompanhamento do projeto.

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos - Análise Financeira.png

 

A seguir temos um exemplo de preenchimento parcial destes campos, e, podemos ver o preenchimento do campo “TOTAL” com as respectivas somas das linhas “Real” e “Meta” além do preenchimento da linha de “Aderência” que mostra quão distante da meta o projeto esteve a cada mês e no total.

 

Planilha de Acompanhamento de Projetos - Exemplo.png

 

Para facilitar a visualização do desempenho financeiro do projeto, são gerados dois gráficos que retratam o acompanhamento do investimento e da meta, utilizando os dados das tabelas anteriores. Nas imagens abaixo você pode conferir, de forma muito mais fácil, em quais meses a meta foi ou não atingida, no exemplo ilustrativo.

 

Gráfico de Acompanhamento de Investimentos.png

Gráfico de Acompanhamento de Metas.png

 

Panorama

 

Por fim, na aba panorama, temos graficamente os resultados referentes aos dados sobre todos os projetos, cadastrados nas abas anteriores. Dessa forma, você terá uma visão global do desempenho dos projetos, o que pode ajudar na elaboração de soluções para melhorar o desempenho.

O gráfico abaixo destaca a aderência do projeto em relação a meta:

 

Gráfico de Acompanhamento de Metas (Clientes).png

 

Já neste último gráfico, você tem uma visão geral de quais projetos atingiram ou ultrapassaram a meta e quais tiveram desempenho inferior:

 

Gráfico de Acompanhamento de Metas.png

 

Viu como é fácil?

 

Fazer um acompanhamento de projetos pelo Excel pode ser bem fácil com essa planilha pronta, não é mesmo? Entretanto, pode parecer um pouco mais difícil para quem ainda não domina o excel. Mas fica tranquilo que a Voitto te ajuda!

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