O momento da apresentação executiva do seu projeto Seis Sigma! Nesta hora, muitas vezes, ficamos “com os nervos à flor da pele”, não é mesmo?

De qualquer maneira, se preparar de antemão buscando manter-se relaxado e confiante são alguns dos gatilhos que, sem dúvida, podem ajudá-lo nesta fase.

A apresentação executiva de um projeto Seis Sigma é uma das etapas mais importantes do processo. Afinal, é neste estágio em que são conhecidas as tarefas que deverão ser cumpridas e seus prazos, envolvendo cada participante.

A apresentação do projeto Seis Sigma ocorre na abertura do projeto, durante suas fases e também em seu encerramento. Apesar de possuírem contextos diferentes, algumas informações são válidas tanto ao apresentar o escopo do projeto, no início de seu desenvolvimento, quanto os resultados obtidos em seu encerramento.

 

Quais informações toda apresentação executiva de um projeto Seis Sigma deve contemplar?

 

A definição clara do problema, por exemplo, é sem dúvida um dos principais fatores a serem considerados. Mesmo que o projeto já esteja ao seu final, no início da apresentação, é sempre conveniente enfatizar sobre do que se trata e quais são os seus objetivos.

A partir do entendimento do problema por todos os participantes, podemos considerar a apresentação de outras informações, como: a comparação entre os resultados obtidos e previstos de acordo com a meta estipulada, as tarefas e atividades pendentes que estão impactando no desempenho almejado, além do próprio percentual de status do projeto Seis Sigma.

É claro que o uso de certas informações na apresentação deve ser elaborado de acordo com o enfoque de cada etapa.

No início, o foco está em desenvolver o escopo do projeto; no meio, o alvo são as tarefas pendentes que são conhecidas a partir do uso de ferramentas estatísticas, enxutas e da qualidade; e, ao seu final, a essência está na informação de seus indicadores financeiros e de desempenho.

Para te apresentar em um formato simples e de fácil absorção, seja em qual for a fase em que seu projeto se encontra, listei 5 dicas que considero indispensáveis ao apresentar um projeto Seis Sigma. E aí, vamos conhecê-las?

 

1. Seja claro e demonstre autonomia no assunto

Para conseguir transmitir com clareza e fácil compreensão toda informação contida na apresentação executiva de um projeto Seis Sigma, é de vital importância dominar o conteúdo que você irá abordar.

Nesta hora, não basta ter a apresentação mais moderna e dinâmica em Power Point, você também precisa demonstrar autonomia no assunto.

Então, independente do que você irá apresentar - seja o escopo do projeto Seis Sigma, o gate review ou até mesmo o seu encerramento - estudar e se preparar antecipadamente irá ajudá-lo a não cair em possíveis contradições na hora da apresentação.

 

2. Prefira o uso de gráficos ao invés de textos e tabelas

Não se deve utilizar textos e tabelas em suas apresentações quando o uso de gráficos, diagramas e fluxogramas é possível, por exemplo.

O uso estas ferramentas é favorável para que todos possam absorver informações com maior facilidade – afinal, este é, justamente, o motivo do emprego de recursos digitais: auxiliar a sua apresentação.

 

3. Busque conhecer o perfil do público que irá assistir

Ao apresentar o encerramento de um projeto Seis Sigma, provavelmente, seu público irá contar com funções de supervisão, coordenação e até gerência.

Já para apresentações de revisão do projeto durante suas fases, você irá contar apenas com os principais responsáveis pela execução do projeto, não é verdade?

Ou seja, o tipo de linguagem, os formatos da apresentação, o conteúdo a ser transmitido e até a roupa escolhida são fatores que devem ser levados em consideração depois analisar o perfil do público que irá te assistir.

 

4. Sempre traduza os indicadores de desempenho em lucro

Esta dica é primordial para apresentar, principalmente, a abertura e o encerramento do projeto Seis Sigma, afinal, são nestas apresentações que a gerência e direção da companhia costumam comparecer.

Ou seja, não adianta explicar somente como a meta de aumento de eficiência de tal máquina de 80% para 90% irá possibilitar no aumento de produção em mais de 40% de determinado produto... É crucial informar também o quanto irá se ganhar financeiramente com isso!

 

5. Recolha feedbacks do gestor

Há algum tempo, escutei esta dica de um consultor de melhoria: “Antes de apresentar, alinhe-se com o gestor da área sobre quais informações poderão ser contempladas na apresentação sem prejudicá-lo”.

Já pensou se você transmite uma informação privilegiada do setor que contemplou a melhoria, antes mesmo de confirmar com o responsável da área sobre esta possibilidade? Certas vezes, o gestor prefere manter de forma sigilosa determinadas informações, com o objetivo de não comprometer a unidade do seu setor.

Não custa nada alinhar a sua apresentação com ele antes, não é mesmo?

Agora, convido você a conhecer nosso Guia para Certificação Seis Sigma e, assim, aprofundar seus conhecimentos sobre o programa. Será um prazer ajudá-lo em seu desenvolvimento profissional!

 

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