Auditar é uma forma de determinar a eficácia e conformidade de um sistema de gestão, além de proporcionar a melhoria contínua nas empresas. 

Sendo assim, é uma forma de atuar sobre oportunidades de melhoria, otimizar o desempenho da organização e se preparar para uma certificação externa.

Apesar de ser visto como um processo complexo e gerar muita preocupação nos colaboradores, a auditoria é um exame sistemático simples e de fácil execução quando há profissionais capacitados em sua liderança. 

Além disso, auditorias podem proporcionar maior confiança ao gerenciamento e perante os clientes, facilitar a comunicação entre as partes da empresa e realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas.

Então, se você deseja saber mais sobre como se preparar para uma auditoria, fique com a gente! Pois hoje você vai entender como realizar um planejamento através de exemplos práticos e de forma descomplicada!

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Etapas de uma auditoria

 

A auditoria é realizada através de 5 etapas principais, sendo elas:

 

  • Planejamento macro (programa);

  • Preparação (planejamento);

  • Execução;

  • Resultado; e

  • Acompanhamento. 

 

 

Como pode-se observar, duas das cinco etapas da auditoria antecedem a execução e fazem parte da preparação. Assim, implementá-las de forma correta é essencial para obter o resultado pretendido.

Vamos então ver o que deve receber a sua atenção ao realizar o planejamento macro e a preparação para esse exame.

 

Programa das auditorias

 

O programa nada mais é do que um planejamento macro de um determinado ciclo da sua empresa. 

Para criar esse documento, é importante avaliar a situação atual de implementação do sistema de gestão, assim como uma análise crítica do mesmo.

Além disso, é necessário levantar a importância dos processos a serem auditados e ter em mente que processos críticos para a organização demandam vistorias mais frequentes.

O programa deve considerar, também, o resultado de auditagens anteriores e eventuais alterações nos procedimentos das atividades desenvolvidas pela Empresa.
Ademais, é importante manter em mente que o documento deve apresentar total imparcialidade por parte dos auditores. Assim, a equipe deve estar bem distribuída para que o auditor interno não avalie a própria área de trabalho. 

 

Um programa de auditoria deve conter:

 

  • Objetivos das auditorias: deve advir da alta direção, que deve estipular a intenção e as prioridades da empresa naquele momento. É necessário, também definir o porquê dela ocorrer e qual é o tipo de averiguação, se é interna, de adequação, de produto etc.; 

  • Abrangência / duração: delimitação dos espaços físicos e temporais da auditoria. Assim, é necessário definir onde ela ocorrerá, quais unidades serão participantes, quais setores serão auditados e qual o período de tempo será destinado a esse processo; 

  • Procedimentos, critérios e métodos: definição dos procedimentos de gestão, norma de referência, versão da norma e métodos que serão implementados na etapa de execução; e  

  • Seleção da equipe e recursos: documentação de quem serão os auditores, quais serão os responsáveis por cada setor, quais são as suas responsabilidades e quem ocupará o papel do Auditor Líder. Também é necessário realizar um levantamento de todos os recursos que serão demandados, como transporte, ferramentas, softwares, entre outros.

 

O responsável por gerenciar o Programa define:

 

 

  • Papéis e responsabilidades;

  • Abrangência;

  • Riscos do Programa (falha de planejamento, recursos, equipe etc.);

  • Procedimentos, critérios, métodos e recursos; e

  • Resultados, registros e futuras melhorias no Programa das Auditorias.

 

Para entender ainda mais como fazer o programa, confira o exemplo abaixo:

 

 

Preparação 

 

Na segunda etapa da averiguação, o Auditor Líder deve: 

 

Realizar o contato inicial com o auditado 

 

Nesse momento, deve ser realizada uma apresentação formal, confirmações, arranjos, solicitações de documentos e recursos, entre outras providências.

Também é necessário comunicar à empresa ou aos setores envolvidos que o exame será iniciado.

 

Determinar a viabilidade

 

Avaliar informações, cooperação do auditado, tempo e recursos disponíveis para confirmar a viabilidade da auditoria.

 

Preparar as atividades

 

  • Análise crítica da documentação (provida pelo auditado);

  • Preparação do Plano de Auditoria (etapas em cada setor e requisitos a serem auditados);

  • Designar trabalhos para a Equipe (instruções e divisão); e

  • Preparar Documentos de Trabalho (checklists).

 

O Plano de Auditoria é, em síntese, um cronograma daquele processo, conforme ilustra o exemplo a seguir:

 

 

Já a lista de verificação (checklist), para os documentos de trabalho, é uma ótima forma de ajudar na memória e na administração do tempo, cobrir todos os temas, assegurar a continuidade da inspeção, organizar as anotações e prover meios de documentar as investigações. Confira o exemplo abaixo:

 

 

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Ser uma empresa certificada na ISO 9001 significa apresentar processos bem definidos, foco no cliente, total comprometimento da gerência com a gestão da qualidade e sua perpetuação. 

Sendo assim, a busca por essa certificação tem sido crescente no mercado, o que torna os profissionais com habilidades e conhecimentos para promover uma auditoria altamente visados pelas empresas. 

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