Entenda o que é um Modelo de Ata de Reunião, para que serve e aprenda como fazer!

Um modelo de ata de reunião é um formato pré-estabelecido que pode ser utilizado como base para a elaboração de uma ata de reunião.

Ele contém as informações básicas que devem constar em uma ata, como data, horário, local, lista de presença, pauta, deliberações, decisões e encaminhamentos.

O modelo de ata de reunião é muito utilizado nas empresas, com o objetivo de alinhamento entre as partes interessadas, além de manter o negócio bem controlado, planejado e organizado.

Neste artigo, você saberá um pouco mais sobre o assunto, por meio dos seguintes tópicos:

• O que é uma Ata de Reunião?  
• Qual é a importância da Ata de Reunião?
• Benefícios de utilizar um Modelo de Ata de Reunião;
• Como montar um Modelo de Ata de Reunião?

Vamos lá?

O que é uma Ata de Reunião?

A ata de reunião é um registro escrito que contém todas as informações, decisões tomadas e discussões feitas em uma reunião ou em uma assembleia.

Geralmente, o documento é feito por um responsável organizacional da empresa, como uma secretária executiva.

Após a confecção do documento, deve-se enviar o modelo de ata de reunião para todos presentes e estes devem responder dentro de um prazo determinado, caso houver alguma discordância.

Assim, a possibilidade de haver um mal entendido ou uma falha de comunicação é quase zero.

Como você deve ter percebido, o modelo de ata de reunião preza muito pelo consenso entre as partes, muito visto, inclusive, nos momentos de brainstorming.

Dessa forma, no brainstorming, um grupo de pessoas se reúna e utiliza seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum, com o objetivo de gerar ideias inovadoras que levem um determinado projeto adiante.

Qual é a importância da Ata de Reunião?

A importância da ata de reunião é proporcionar um alinhamento entre as partes interessadas e ter uma garantia de repasse de informações, em caso de necessidade de confirmação. Então, como isso é feito?

Como a ata é uma espécie de arquivo de consulta, ela oferece flexibilidade e tranquilidade para o caso de algum fator discutido na reunião ser esquecido.

Assim, este documento serve como um aliado para manter a empresa organizada e bem controlada, já que muitas decisões importantes são tomadas neste momento.

Benefícios de utilizar um Modelo de Ata de Reunião

Um modelo de ata de reunião pode trazer diversos benefícios para uma empresa ou organização, tais como:

• Padronização: com um modelo de ata de reunião, é possível padronizar a estrutura e o conteúdo das atas de reuniões, tornando mais fácil a comparação entre elas e a identificação de informações importantes;
• Registro de informações: a ata de reunião é um documento importante para registrar as informações discutidas e as decisões tomadas em uma reunião, permitindo que essas informações possam ser acessadas posteriormente por quem não pôde comparecer à reunião ou por quem precisa se lembrar dos assuntos discutidos;
• Redução de conflitos: a ata de reunião também pode ajudar a reduzir conflitos e mal-entendidos, já que todos os participantes terão acesso às mesmas informações e decisões;
• Tomada de decisão mais informada: com a ata de reunião, é possível ter uma visão geral dos assuntos discutidos e das decisões tomadas em reuniões anteriores, permitindo que os participantes possam tomar decisões mais informadas e embasadas em informações prévias;
• Economia de tempo: com um modelo de ata de reunião, é possível economizar tempo na elaboração das atas, já que muitos elementos da estrutura já estarão predefinidos, permitindo que o foco seja apenas nas informações relevantes discutidas durante a reunião.

Em resumo, o modelo de ata de reunião pode ajudar a garantir a eficácia e transparência nas reuniões, além de ajudar na gestão da informação e tomada de decisões mais informadas.

Como montar um Modelo de Ata de Reunião?

Para montar um modelo de ata de reunião, é necessário manter sempre a formalidade, pois ele é um documento legal. Uma ata de reunião deve ser escrita de forma clara, objetiva e concisa, com informações relevantes e importantes discutidas durante a reunião.

Abaixo, abordaremos alguns tópicos sobre como elaborar uma boa ata.

• Local, hora, data, início e fim da assembleia: para que todos saibam quando a reunião aconteceu, onde e a sua duração;
• Pauta: destacar quais os assuntos abordados, suas saídas, planos de ações referentes às suas finalidades;
• Quem esteve presente: além de servir como testemunha, é fundamental informar quais os colaboradores presentes na reunião e os seus respectivos cargos;
• Principais assuntos: são os pontos mais determinantes para as tomadas de decisões. É importante documentar o motivo de terem sido tomadas, quais serão os possíveis riscos e quais serão os responsáveis por cada ação;
• Planos de ação: utilizar a ferramenta 5W2H para destrinchar quais serão os afazeres, quem os fará, como será realizado e os seus respectivos prazos;
• Assinaturas: finalize a ata com as assinaturas dos presentes, incluindo do responsável pela condução da reunião.

É importante lembrar que uma ata de reunião deve ser redigida de maneira clara e precisa, sem ambiguidades e omissões, para que possa ser utilizada como registro oficial das tomadas de decisões.

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