Aprenda como fazer o Gerenciamento da Rotina de trabalho em sua empresa!

O Gerenciamento de Rotina é uma abordagem que busca criar uma cultura de melhoria contínua nas organizações, com o objetivo de aumentar a eficiência, produtividade e qualidade dos processos e atividades.

Quantas vezes você já se sentiu meio perdido no seu trabalho pela falta de uma padronização?

Pois bem, o mesmo vale para as empresas. É necessário que haja organização no trabalho para não ocorrer uma perda de produtividade. Para isso, o gerenciamento da rotina de trabalho é essencial.

O Gerenciamento da Rotina une todas as ferramentas de padronização do trabalho. Essa metodologia funciona como um guia para se atingir as metas e objetivos gerenciais da empresa de forma otimizada e com assertividade.

A ideia é que atividades simples bem executadas direcionam para o sucesso.

Por isso, seu objetivo principal é direcionar as ações cotidianas de forma que os colaboradores entendam e realizem suas atividades de forma sistêmica, evitando erros e desperdício de tempo.

Se interessou? Entenda mais sobre o assunto com estes seguintes tópicos:

• O que é Gerenciamento da Rotina?
• Benefícios do Gerenciamento da Rotina;
• Como fazer o Gerenciamento da Rotina?
• Exemplo de Gerenciamento de Rotina;
• Quais os problemas que afetam a rotina de uma empresa?

O que é Gerenciamento da Rotina?

De forma resumida, podemos considerar o gerenciamento da rotina como sendo excelente meio para resolver problemas. Então, temos um método focado exclusivamente em gerar eficiência nos processos da empresa, evitando desperdício e perda de recursos.

É importante frisar que a implantação do gerenciamento da rotina não acontece da noite para o dia, pelo contrário, exige muito trabalho, mas o resultado é significativo.

Para que a aplicação seja bem-sucedida, é necessário que haja um envolvimento da alta administração e que haja um treinamento adequado.

Uma boa aplicação do gerenciamento da rotina permite que não conformidades sejam identificadas mais rapidamente e tratadas com urgência. Sem essa metodologia, problemas inesperados irão surgir e a organização não terá as ferramentas e métodos para lidar com eles.

Benefícios do Gerenciamento da Rotina

Antes de aprender como fazer um gerenciamento da rotina, vou te mostrar alguns dos benefícios de sua aplicação, para já te deixar mais empolgado.

Entre os vários benefícios que o gerenciamento da rotina traz para a organização, podemos citar:

Conhecer e entender suas demandas internas e externas

Como a intenção é melhorar cada processo interno, fica mais claro cada etapa que as atividades passam para atingirem seu resultado atual. Assim, perceber se precisam ser otimizadas de alguma forma ou então deixá-la como está fica mais fácil e claro.

Aumento da produtividade

Muitas vezes o problema de uma atividade não está muito à vista para ser melhorado, por isso sempre é necessária uma investigação árdua para identificar o desfalque na entrega.

Por vezes não há um problema em específico, mas existem maneiras de melhorar ainda mais um processo e isso tudo afeta diretamente na melhora da produtividade empresarial.

Processos padronizados

A padronização é um processo natural que vem após a organização da rotina, cada colaborador saberá exatamente quais serão as expectativas da empresa sobre dele e o tempo ideal para a realização de suas funções, levando sempre em conta a não sobrecarga dos envolvidos.

Redução no número de acidentes

Ao aplicar uma rotina direcionada o desvio desse padrão é mínimo, salvo algumas exceções, portanto acidentes ou perda de produção vira uma raridade no dia a dia.

Maior assertividade em atingir metas

Criar metas é essencial para o monitoramento das atividades realizadas, por isso, o gerenciamento de rotinas ajuda os colaboradores a sempre se manterem dentro das metas e muitas vezes até realizarem entregas excepcionais.

Quer entender mais sobre os detalhes para ter mais eficiência em seu planejamento? Veja o vídeo a seguir.

Como fazer o Gerenciamento da Rotina?

Agora que você já entendeu a importância e os benefícios do gerenciamento da rotina de trabalho, vamos te mostrar como fazê-lo. Para essa tarefa, o ciclo PDCA é a técnica mais comumente utilizada.

Lembrando que o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas da metodologia Lean Manufacturing, metodologia essa que foca na eliminação de desperdícios e redução do Lead Time.

Etapa Planejar (Plan)

Nesta etapa devemos definir os objetivos e caminhos a serem seguidos no gerenciamento da rotina.

Lembre-se que planejar é a etapa mais importante, pois um bom planejamento garante uma execução mais precisa e com menos necessidade de retrabalho.

Para isso, precisamos:

• Conhecer demanda e capacidade produtiva;
• Criar metas desafiadoras, porém tangíveis;
• Mapear os processos da empresa;
• Criar Procedimentos Operacionais Padrão;
• Criar Poka Yoke's para processos problemáticos;
• Desenvolver OCAP's (Out of Control Action Plan).

Etapa Executar (Do)

Aqui é onde vamos fazer acontecer, aplicar as medidas. Como disse anteriormente, se tiver sido dada a devida atenção à etapa de planejamento, a execução será de fácil aplicação.

Algumas atividades importantes nessa etapa são:

• Informar todos os colaboradores acerca dos procedimentos padronizados;
• Treinar pessoal nos processos;
• Informar sobre metas e objetivos;
• Enfatizar a importância do OCAP.

Etapa Checar (Check)

Chegando nesse ponto, faremos a comparação entre as etapas de planejamento e execução para garantir que tudo está saindo conforme o esperado.

Mais uma vez, faço questão de enfatizar que se o planejamento foi bem feito, as divergências entre ele e a execução serão mínimas.

Na checagem, precisamos:

• Monitorar o progresso constantemente;
• Utilizar indicadores gerenciais (criados a nível estratégico);
• Realizar reuniões periódicas e sempre no mesmo horário;
• Ideal que a reunião seja rápida e direta ao ponto, 30 minutos são suficientes.

Etapa Agir (Act)

Na última etapa do ciclo PDCA precisamos realizar as correções e melhorias que foram identificadas. Um bom gerenciamento da rotina de trabalho preza pela melhoria contínua, logo:

• Se for detectada qualquer anomalia, essa deve ser corrigida imediatamente;
• Os planos de ação em casos extraordinários devem estar disponíveis e claros.

Nós podemos dividir essas etapas entre as que devem ser realizadas diariamente e as que devem ser realizadas conforme necessidade.

A realização diária das etapas Checar e Agir garante que estejamos aplicando constantemente a melhoria contínua, sem permitir que haja uma acomodação.

Exemplo de Gerenciamento de Rotina

E aí, já entendeu o gerenciamento da rotina? Que tal um exemplo para te ajudar na compreensão? Então, vamos lá.

Em uma empresa manufatureira, a alta gerência definiu os indicadores: volume de produção, financeiro, qualidade, qualidade e pessoal. As métricas foram definidas como:

• Volume de produção;
• Entregas;
• Custo;
• Defeitos;
• Hora extra;
• Absenteísmo;
• Saúde e segurança.

São definidas, então, metas diárias para cada uma dessas métricas. Durante a reunião diária, foram apresentados os seguintes resultados:

Nesse ponto, é importante que a equipe não apenas exponha seus resultados, mas também debata sobre os problemas e suas possíveis causas.

Algumas perguntas devem ser feitas, como:

• Estamos atendendo as expectativas? 
• Qual o problema? 
• Qual a causa desse desvio? 
• Que tipo de melhoria podemos introduzir?

Assim que respondermos essas perguntas, devemos tomar medidas para cada uma delas. Sendo assim, após a reunião e já tendo aplicado as medidas, o time apresentou os seguintes resultados:

Na reunião seguinte, o grupo observa que as medidas tomadas surtiram efeito. Mas como nada é perfeito, novos problemas surgiram em detrimento daqueles que foram solucionados. Daí vem a necessidade de melhoria contínua e gerenciamento da rotina.

Quais os problemas que afetam a rotina de uma empresa? 

Existem diversos problemas que podem afetar uma rotina empresarial, contudo o mais comum é justamente os efeitos negativos que uma má organização nos processos e nas atividades dos colaboradores pode gerar.

Isto pode escalar para uma insatisfação geral,  devido à empresa não ter uma rotina estruturada, como também vir sobrecarga por colocar metas não reais para o time.

Essa falta de comunicação e estrutura pode parecer pequena, mas pode gerar grandes fluxos de saída de colaboradores, algo a ser evitado a todo custo.

Diante disso, garantir líderes eficientes que saibam aplicar metodologias ágeis e bem estruturadas é de extrema importância, levando isto em consideração fica fácil entender o motivo de estes cargos serem tão requisitados e bem remunerados.

Que tal aprender mais?

Você deseja ter a capacidade de entender a percepção de qualidade pelo seu cliente e ainda ser capaz de melhorá-la?

Então chegou a hora de adotar o Lean Manufacturing! Se você quer ter resultados como a Toyota, cujo resultado líquido subiu 29,4% e, após uso da metodologia, vendeu 7,4 milhões de carros, faça o nosso curso Fundamentos de Lean Manufacturing!

Com ele, você aprenderá a focar nas causas e soluções de um problema, além de gerir e metrificar processos de forma a alavancar os resultados de sua empresa!

Já que, você estará apto a aplicar os 5 princípios Lean, identificar os 8 desperdícios da sua empresa e quais processos agregam valor ao seu produto, aplicar as técnicas de 5W2H e PDCA para soluções de problemas, além de se tornar capaz de elaborar Histogramas, Diagramas de Fluxo, Gráfico de Pareto, Diagrama de Ishikawa e Carta de Controle e muito mais!

Então, que tal aprender mais sobre esse pensamento enxuto e ainda conhecer a plataforma da Voitto? É só usar o cupom BLOG100 e começar a se capacitar gratuitamente!

Esperamos você para estudar com a gente e depois publicar o certificado no LinkedIn, hein? Clique no botão abaixo e saiba mais!