Quantas vezes você já se sentiu meio perdido no seu trabalho pela falta de uma padronização? Pois bem, o mesmo vale para as empresas. É necessário que haja organização no trabalho para que não ocorra uma perda de produtividade. Para isso, o gerenciamento da rotina de trabalho é essencial.

O Gerenciamento da Rotina une todas as ferramentas de padronização do trabalho. Essa metodologia funciona como um guia para se atingir as metas e objetivos gerenciais da empresa de forma otimizada e com assertividade. A ideia é que atividades simples bem executadas direcionam para o sucesso.

 

 

Benefícios do Gerenciamento da Rotina

 

Antes de aprender como fazer um gerenciamento da rotina, vou te mostrar alguns dos benefícios de sua aplicação, para já te deixar mais empolgado. Entre os vários benefícios que o gerenciamento da rotina traz para a organização, podemos citar:

  • Conhecer e entender suas demandas internas e externas;

  • Aumento da produtividade;

  • Processos padronizados;

  • Redução no número de acidentes;

  • Maior assertividade em atingir metas;

  • Menor tempo de resposta a ações desviantes.

 

Como fazer o Gerenciamento da Rotina

 

Certo, já entendi a importância e os benefícios de se fazer um gerenciamento da rotina de trabalho, mas como faço esse gerenciamento? Para essa tarefa, o ciclo PDCA é a técnica mais comumente utilizada.

 

 

Lembrando que o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas da metodologia Lean Manufacturing, metodologia essa que foca na eliminação de desperdícios e redução do Lead Time.

 

Etapa Planejar (Plan)

 

Nesta etapa, devemos definir os objetivos e caminhos a serem seguidos no gerenciamento da rotina. Lembre-se que planejar é a etapa mais importante, pois um bom planejamento garante uma execução mais precisa e com menos necessidade de retrabalho. Para isso, precisamos:

 

Etapa Executar (Do)

 

Aqui é onde vamos fazer acontecer, aplicar as medidas. Como disse anteriormente, se tiver sido dada a devida atenção a etapa de planejamento, a execução será de fácil aplicação. Algumas atividades importantes nessa etapa são:

  • Informar todos os colaboradores acerca dos procedimentos padronizados;

  • Treinar pessoal nos processos;

  • Informar sobre metas e objetivos;

  • Enfatizar a importância do OCAP.

 

Etapa Checar (Check)

 

Chegando nesse ponto, faremos a comparação entre as etapas de planejamento e execução para garantir que tudo está saindo conforme o esperado. Mais uma vez, faço questão de enfatizar que se o planejamento foi bem feito, as divergências entre ele e a execução serão mínimas. Na checagem, precisamos então:

  • Monitorar o progresso constantemente;

  • Utilizar indicadores gerenciais (criados a nível estratégico);

  • Realizar reuniões periódicas e sempre no mesmo horário;

  • Ideal que a reunião seja rápida e direta ao ponto, 30 minutos são suficientes.

 

Etapa Agir (Act)

 

Na última etapa do ciclo PDCA, precisamos realizar as correções e melhorias que foram identificadas. Um bom gerenciamento da rotina de trabalho preza pela melhoria contínua, logo:

  • Se for detectada qualquer anomalia, essa deve ser corrigida imediatamente;

  • Os planos de ação em casos extraordinários devem estar disponíveis e claros;

Nós podemos dividir essas etapas entre as que devem ser realizadas diariamente e as que devem ser realizadas conforme necessidade.

 

 

A realização diária das etapas Checar e Agir garante que estejamos aplicando constantemente a melhoria contínua, sem permitir que haja uma acomodação.

 

Exemplo

 

E aí, já entendeu o gerenciamento da rotina? Que tal um exemplo para te ajudar na compreensão? Então, vamos lá.

Em uma empresa manufatureira, a alta gerência definiu os indicadores: volume de produção, financeiro, qualidade, qualidade e pessoal.  As métricas foram definidas como:

  • Volume de produção;

  • Entregas;

  • Custo;

  • Defeitos;

  • Hora extra;

  • Absenteísmo;

  • Saúde e segurança.

São definidas, então, metas diárias para cada uma dessas métricas. Durante a reunião diária, foram apresentados os seguintes resultados:

 

 

Nesse ponto, é importante que a equipe não apenas exponha seus resultados, mas também debata sobre os problemas e suas possíveis causas. Algumas perguntas devem ser feitas, como: estamos atendendo as expectativas? Qual o problema? Qual a causa desse desvio? Que tipo de melhoria podemos introduzir?

Assim que respondermos essas perguntas, devemos tomar medidas para cada uma delas. Sendo assim, após a reunião e já tendo aplicado as medidas, o time apresentou os seguintes resultados:

 

 

Na reunião seguinte, o grupo observa que as medidas tomadas surtiram efeito. Mas como nada é perfeito, novos problemas surgiram em detrimento daqueles que foram solucionados. Daí vem a necessidade de melhoria contínua e gerenciamento da rotina.

 

 

Considerações

 

É importante frisar que a implantação do gerenciamento da rotina não acontece da noite para o dia, pelo contrário, exige muito trabalho, mas o resultado é significativo. Para que a aplicação seja bem sucedida, é necessário que haja um envolvimento da alta administração e que haja um treinamento adequado.

Uma boa aplicação do gerenciamento da rotina permite que não conformidades sejam identificadas mais rapidamente e tratadas com urgência. Sem essa metodologia, problemas inesperados irão surgir e a organização não terá as ferramentas e métodos para lidar com eles.

De forma resumida, podemos considerar o gerenciamento da rotina como sendo excelente para resolver problemas.

 

Que tal aprender mais?

 

E aí, entendeu o que é Gerenciamento da Rotina e como utilizá-lo? Então, por que não dar um passo a mais e se aprofundar no conhecimento de fundamentos da metodologia Lean?

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