A rotina de uma clínica médica pode ser bem corrida. Muito mais do que realizar os atendimentos, é preciso também cuidar do financeiro, receber bem os pacientes, organizar a agenda médica e garantir que nada saia do controle.

Para isso, é necessário que a equipe tenha em mãos as ferramentas certas para aumentar a eficiência da clínica.

Pensando em evitar e até mesmo resolver alguns problemas rotineiros, separamos algumas dicas de estratégias úteis para que sua clínica seja mais eficiente. Consequentemente, estará pronta para prestar um atendimento de excelência aos pacientes. Confira:

 

Software de Gestão

 

Adotar um software de gestão para clínicas e consultórios é uma ótima forma de resolver inúmeros problemas. Primeiramente, é preciso pesquisar sobre as ferramentas disponíveis no mercado e fazer a melhor escolha. Só assim, é possível garantir que os dados da clínica estarão seguros e de fácil acesso à equipe.

Com um software médico a equipe mantém o controle de diferentes setores:

  • Recepção
  • Consultórios, salas e equipamentos
  • Prontuário
  • Faturamento
  • Financeiro
  • Repasses
  • Estoque

 

Cuidando do paciente

 

Uma das maiores vantagens da adoção de um software é a agenda. Com esta ferramenta, a secretária tem mais controle sobre os horários, reduzindo a possibilidade de erros na hora de fazer a marcação. Além disso, também fica mais fácil preencher os dados do paciente, sempre guardados e integrados ao prontuário.

Com essa integração, é possível reunir em um só lugar todas as informações do paciente. Não só as cadastrais, como nome, idade e dados do plano de saúde, como também a história clínica, que inclui diagnósticos, receitas, evoluções e anamneses.

 

Cuidando da saúde financeira da Clínica

 

O software médico vai muito além de simplificar a relação da equipe com o paciente. Ele também é utilizado para fazer todo o faturamento da clínica e reduzir os erros que podem resultar em prejuízos financeiros no fim do mês.

O controle de caixa permite visualizar de forma mais clara as contas a pagar e receber. Assim, nenhuma delas fica esquecida, evitando juros e problemas futuros.

Um dos processos mais trabalhosos neste quesito, e que exige muita atenção, está na hora de exportar as Guias TISS e os arquivos XML para o envio aos convênios.

Com o uso de um software, fica mais fácil e, principalmente muito mais rápido, exportá-los para que sejam entregues. Caso a clínica seja glosada, fica fácil exportar relatórios e informações úteis para solicitar o recurso de glosa, evitando mais prejuízos financeiros.

 

Confirmação de Consultas

 

Para que a clínica funcione perfeitamente, é preciso que os pacientes compareçam às consultas. Por outro lado, muitos deles acabam marcando e faltando no dia e horário marcados. A isto, damos o nome de absenteísmo. O absenteísmo, quando ocorre de forma frequente, pode causar um prejuízo financeiro significativo, uma vez que estes horários acabam ficando ociosos e gerando menos receita para a clínica.

O absenteísmo de pacientes pode ocorrer por vários motivos:

  • Esquecimento
  • Atendimento ruim
  • Imprevistos
  • Falta de tempo
  • Desinteresse em comparecer ao retorno
  • Falta de canais de comunicação

 

Por isso, é recomendada a utilização de uma ferramenta de confirmação de consultas. Após sua implementação, o processo se torna bem simples e pode resolver este problema em poucos minutos. 

Antes de mais nada, é necessário escolher a mensagem a ser enviada. O ideal é que ela contenha as principais informações da consulta, como o nome do paciente, do médico, dia e hora da consulta e um telefone para contato.

Feito isso, basta que a secretária acesse a plataforma que gerencia a agenda da clínica - como o software médico, por exemplo - e selecionar os pacientes para enviar a mensagem.

O recomendado é que este lembrete seja feito em uma data próxima à consulta. É possível, ainda, que a ferramenta permita ao paciente responder a mensagem, confirmando ou não a presença.

 

Marketing Digital

 

Utilizar o marketing digital pode atrair muitos pacientes e tornar sua clínica uma referência nas especialidades oferecidas para a comunidade. Algumas ferramentas úteis são as redes sociais e o CMS.

Estar presente nas redes sociais, por exemplo, é uma ótima forma de ficar mais perto dos pacientes. Pela sua popularidade, as plataformas mais recomendadas são o Facebook e o Instagram.

É possível utilizar o perfil nas redes para colocar informações úteis para o público em geral, como os meios de comunicação com a clínica (telefone, site, e-mail, WhatsApp, etc), o horário de funcionamento, as especialidades oferecidas e o endereço, por exemplo.

Além disso, as postagens podem ser úteis para tirar dúvidas recorrentes sobre determinados assuntos, divulgar novos procedimentos, promoções e etc.

Outro ponto positivo das redes sociais é a possibilidade de contato direto através das mensagens privadas. Assim, o paciente se sente mais próximo da clínica e consegue tirar dúvidas e repassar informações mais rapidamente.

Existem, ainda, outras formas de utilizar o marketing digital na clínica, como o Google Analytics, E-mail Marketing, Sistema de gerenciamento de conteúdo e outras.

 

Cursos de Capacitação

 

Ter uma equipe capacitada pode mudar e muito na rotina da clínica. É importante que os funcionários passem confiança ao paciente na hora de realizar as consultas, exames e procedimentos.

Mais do que isso, também é necessário que o paciente se sinta agradável no espaço da clínica. Por isso, educação e um bom atendimento fazem toda a diferença.

Seja qual for o setor, é importante estar sempre pronto para realizar as atividades do dia a dia e lidar com imprevistos.

Uma boa opção para aprender novas técnicas de trabalho são os cursos gratuitos.

Muitas empresas oferecem modalidades grátis para o público em geral dos mais diversos temas para diversas carreiras, incluindo a área médica e de gestão. A vantagem destes cursos, que costumam ser mais compactos, são a flexibilidade de serem feitos quando quiser e também o tempo.

Existe também a possibilidade realizar cursos pagos. Com eles, pode-se aprofundar muito mais nos temas e também tirar dúvidas com professores, além de colocar a mão na massa durante as aulas práticas.

A vantagem dos cursos pagos está na possibilidade de conhecer mais a fundo o assunto escolhido e também de aprender técnicas mais avançadas.

 

A ferramenta perfeita para a sua clínica

 

Para aumentar a eficiência da clínica, é preciso um software médico completo. Cada vez mais, ele vem se tornando parceiro de clínicas e consultórios de sucesso, não só por reduzir os erros das tarefas cotidianas, como também ao economizar o tempo da equipe.

Se você quer saber como implementar esta tecnologia no seu espaço de trabalho e aumentar a produtividade da sua equipe, entre em contato com a ProDoctor Software e conheça as soluções em gestão para clínicas e consultórios!

E para se aprofundar mais no assunto, não deixe de conferir o ebook Gestão para Médicos!

 

Ebook Gestão para Médicos