Quem pretende atuar ou atua como gestor de projetos, é fundamental conhecer algumas metodologias de gestão que serão essenciais para gerenciar projetos de maneira eficiente

Graças a uma metodologia ágil, é possível obter uma boa iniciação, planejamento, execução e monitoramento de qualquer tipo de projeto.

No entanto, para saber qual é a metodologia mais adequada, é pertinente saber quais são as mais eficientes e as que mais se adaptam ao seu tipo de projeto. Ao contar com o método ideal, você estará apto a conceber um bom projeto, seja ele um produto, serviço ou resultado.

Como uma eficiente gestão de projetos se resume em ter um amplo controle das várias áreas de conhecimento de um trabalho, obtendo um eficiente gerenciamento das partes interessadas e envolvidas no projeto, então a escolha certa do método utilizado se torna muito importante.

Entre as metodologias mais conhecidas e utilizadas atualmente quando se fala em gestão de projetos estão a Scrum e a PMBOK

Para compreender melhor quais são as características e os propósitos de cada uma delas, vale a pena acompanhar esse artigo até o fim. Os temas aqui abordados são:

  • O que é Scrum e como funciona?

  • O que é PMBOK e como funciona?

  • Comparação entre as metodologias.

 

O que é Scrum e como funciona?

 

O método Scrum de gestão de projetos é utilizado desde o final da década de 80 e atualmente é bastante utilizado em vários tipos de projetos, especialmente naqueles envolvendo o desenvolvimento de softwares e tecnologias.

O nome Scrum deriva de um conceito de rugby onde os atletas se unem com intuito de reiniciar uma jogada. Isso evidencia bem o perfil dessa metodologia, em que é baseada em ciclos que se reiniciam.

No método Scrum os projetos são divididos em ciclos. Esses ciclos recebem o nome de Sprints. Quando um ciclo é realizado, então a etapa seguinte consiste em realizar o próximo Sprint.

Além dos ciclos, a metodologia Scrum funciona também por meio de listas. Tais listas, também chamadas de Products Backlog, possuem o objetivo do gerenciamento das partes interessadas no projeto.

Vale salientar inclusive que, com o objetivo de facilitar a gestão de projetos, o método Scrum possibilita organizar os Sprints por meio de um sistema de ordenação conhecido como  Kanban

Trata-se de um quadro onde são listadas as tarefas, prazos e outras informações pertinentes ao andamento do trabalho. 

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O funcionamento da metodologia Scrum

Quando se fala em Scrum, é preciso conhecer outros termos básicos que são essenciais para a aplicação eficiente dessa metodologia. Tais termos consistem em:

 

Sprint Planning Meeting

É uma reunião realizada antes da realização de um Sprint. Nessa reunião são determinadas as prioridades para serem realizadas dentro do que foi estipulado nas listas, ou seja, no Product Backlog.

 

Sprint Backlog

É a lista de tarefas que o Scrum Team (a equipe do projeto) tem que realizar. Os itens que estão no Sprint Backlog são retirados do Product Backlog

 

Product Owner

É o indivíduo que determina quais serão os itens que vão constituir o Product Backlog e vai estipular a prioridade deles nas reuniões com a equipe.

De uma forma geral, o Product Owner é um usuário importante do produto ou serviço que está sendo concebido no projeto. É importante que ele possua uma nítida compreensão do trabalho em desenvolvimento.

 

Daily Scrum

Consiste em uma reunião diária. Ela é fundamental para expor e avaliar o que foi realizado no dia anterior. Desse modo, o Daily Scrum permite detectar possíveis falhas e preparar o trabalho para a próxima etapa.

Normalmente a Daily Scrum é efetuada sempre no mesmo local e horário, preferencialmente durante o turno da manhã, para tornar o restante do dia mais produtivo. 

 

Scrum Master

Scrum Master possui o intuito de garantir que o time mantenha o foco nas prioridades determinadas Sprint.

É possível afirmar ainda que o Scrum Master tem o objetivo de orientar o andamento do Daily Scrum, sanando qualquer tipo de empecilho que possa surgir durante as reuniões.

De uma maneira geral, o trabalho do Scrum Master é realizado por um gerente de projeto ou qualquer outra pessoa dotada de talento para liderar uma equipe. 

 

 

O que é PMBOK e como funciona?

 

 

PMBOK é a sigla em inglês para o termo Project Management Body of Knowledge, ou traduzindo para o nosso bom e velho português, Corpo de Conhecimento em Gestão de Projetos.

Na verdade, o PMBOK consiste em um guia. Esse guia foi publicado pelo Project Management Institute (PMI) e o intuito dele é assegurar boas práticas para o gerenciamento de projetos.

PMBOK desde o ano de 1996 vem se consolidando como um dos grandes aliados na gestão de projetos, padronizando e disseminando as mais eficientes práticas de gerenciamento de projetos.

Além disso, o PMBOK estipula a divisão das áreas de conhecimento para a garantir uma boa gestão. Algumas delas são o gerenciamento de escopo, de tempo, de custos, de comunicação, de recursos humanos e o gerenciamento de partes interessadas.

Na área do gerenciamento de recursos humanos, por exemplo, são feitas a identificação e a documentação das funções do projeto. Também são delegadas responsabilidades, são avaliadas habilidades necessárias e o estabelecimento de um plano de gerenciamento pessoal. 

Já o gerenciamento de escopo, por sua vez, é outra área de suma importância para o PMBOK, pois ele funciona como uma base para o gerenciamento do projeto até a entrega do produto do projeto, estabelecendo prazos, funções e outras informações relevantes.

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PMBOK e as fases de gestão

PMBOK define que um projeto consiste em um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço. Sendo assim, o PMOBK padroniza a realização dos projetos os dividindo em fases que se complementam. Nesse caso, confira a seguir as principais etapas. 

 

Iniciação

É quando surge a necessidade da realização do projeto, onde são conhecidas as suas propostas, as características, bem como o público ao qual ele se destina.

 

Planejamento

Após conhecer todas as características necessárias acerca do projeto, é preciso planejá-lo. No planejamento são analisados os prazos, as atribuições de tarefas, os recursos humanos e materiais a serem utilizados.

 

Execução

O projeto passa a ser realizado por meio da interação das equipes e sempre tendo em base os detalhes decididos no planejamento.

 

Monitoramento e controle

A execução do projeto deve ser constantemente monitorada. Dessa maneira, o gestor tem mais controle das ações estando apto a até mesmo sanar futuros empecilhos.

 

Encerramento

Nessa etapa, além da entrega do produto ou serviço projetado, também são feitas avaliações, relatórios e testes. 

 

 

Comparação entre PMBOK e Scrum 

ilustração de duas pessoas trabalhando em um painel de gerenciamento de projetos

 

É um erro achar que o Scrum é superior ao PMBOK, ou que o PMBOK dá de 10 a 0 no Scrum. O correto, em tal situação, é ter em mente que tanto um quanto o outro conta com as suas próprias características e particularidades.

Há quem considere as práticas de gestão adotadas pelo PMBOK mais burocráticas, bastante linear e excessivamente mecanizadas. Por outro lado, há quem afirme que o Scrum é muito rígido.

O fato é que o tipo de projeto a ser executado também é um detalhe crucial para determinar qual dos dois deve ser adotado.

 

Quando utilizar o PMBOK?

Entre as vantagens do PMBOK está a padronização do trabalho. Isso evita o surgimento de imprevistos e determina um tipo de procedimento único a ser utilizado pela equipe.

Essa padronização também permite um melhor fluxo de comunicação entre os integrantes do projeto. Desse modo, é possível afirmar que o PMBOK é facilmente aplicado nos mais variados tipos de projetos.

Entre eles estão a implementação de um novo software, o desenvolvimento de um site, a construção de um prédio, obra pública ou uma residência, bem como a criação e a condução de uma campanha publicitária.

 

Quando utilizar o Scrum?

Uma das grandes vantagens dessa metodologia é o fato de que ela possui três grupos básicos de trabalho, que são o Product Owner, o Scrum Team, e o Scrum Master. 

O primeiro determina as atividades a serem realizadas. O segundo representa a equipe de trabalho enquanto que o terceiro é quem efetua o gerenciamento das atividades realizadas.

De uma maneira geral, o Scrum Team conta com uma equipe reduzida. Inclusive esse é um dos principais requisitos para esse método obter o êxito esperado.

O método Scrum, ao contrário do PMBOK, não é dividido em fases, mas sim dividido no que se convencionou chamar de Sprints, que são ciclos de tarefas e reuniões. Nesse caso, o Scrum permite maior interação e participação com o Product Owner, que é o dono do produto.

Sendo assim, o Scrum se encaixa melhor com projetos que possuem escopo mutável, que podem ser alterados no decorrer do trabalho e com equipes reduzidas.

Normalmente ele é bastante recomendado para trabalhos realizados na parte da tecnologia, tais como a criação de um software, por exemplo. Ele também é viável para o desenvolvimento de campanhas de marketing.

 

Entender as características essenciais de cada um dos métodos é importante

 

A compreensão básica de como funciona tanto o Scrum quanto o PMBOK vai determinar a melhor maneira para você gerenciar o seu projeto.

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Por fim, é importante lembrar que independente do método, é preciso conhecer bem as exigências da área e sempre se atualizar em relação às melhores práticas do mercado.