Segundo as pesquisas realizadas pela Buffer nos últimos três anos, as principais dificuldades para quem trabalha remotamente continuam sendo as mesmas: comunicação, trabalhar de forma colaborativa e, é claro, solidão.

A diferença é que esse percentual só tem aumentado ao longo dos anos. O relatório de 2020 aponta que as maiores dificuldades do home office são:

 

  • Colaboração e comunicação (20%)

  • Solidão (20%)

  • Dificuldade de se desconectar do trabalho (18%)

  • Distrações em casa (12%)

  • Estar em um fuso horário diferente dos colegas (10%)

  • Se manter motivado (7%)

  • Tirar férias (5%)

  • Boa conexão wifi (3%)

  • Outros (5%)

 

Mas, em um mundo repleto de softwares e ferramentas digitais feitos para resolver o problema da comunicação e colaboração de equipes remotas, por que justamente esse continua sendo o maior desafio?

Uma das hipóteses é que, embora tenhamos inúmeras ferramentas e aplicativos, nem todas elas são pensadas primeiramente para times remotos.

Segundo Amir Salihefendi?, CEO da Doist, empresa que desenvolve ferramentas especialmente voltadas para o trabalho remoto,  “A comunicação e a colaboração ainda são desafios que afetam as equipes como um todo e ainda não foram descobertas soluções que resolvessem esse problema por completo”.

Isso porque muitas das ferramentas são pensadas para pessoas que trabalham em um mesmo escritório, no mesmo período do dia, e desconsideram diferenças de fuso horário, como por exemplo, ferramentas de chat em tempo real como o Google Hangouts ou até mesmo o Slack. 

Para as empresas que, por conta da pandemia de Covid-19, não estavam habituadas ao trabalho remoto e tiveram que adotar meio que às pressas a prática do home office, talvez essa questão seja ainda mais sensível e problemática.

Mas nem tudo precisa ser tão difícil assim: organizações que estão procurando solucionar os problemas relacionados a falha de comunicação e isolamento podem fazer uso de um kit básico de ferramentas de comunicação, síncronas e assíncronas e, sempre que possível, optar por softwares que sejam remote first. 

Se tudo isso ainda é novidade pra você, continue lendo este artigo no qual vamos explicar melhor como funcionam essas ferramentas e como elas podem ajudar sua equipe a eliminar as falhas de comunicação e trabalhar de forma colaborativa. 

 

Ferramentas síncronas e assíncronas

 

Os termos “síncrono” e “assíncrono” se referem a forma como a troca de mensagens e informações ocorrem no tempo.

Assim, ferramentas assíncronas são aquelas em que a troca de mensagens não se dá em tempo real. O email, por exemplo, é uma ferramenta de comunicação assíncrona: você envia uma mensagem e somente depois recebe um retorno, o que pode levar minutos ou dias, dependendo da urgência e a disponibilidade do destinatário.

Já as ferramentas síncronas são aquelas em que a comunicação ocorre em tempo real, como num chat ou numa vídeo conferência. Nos grupos de bate-papo, por exemplo, é possível saber quem está online e pode-se ler e responder a sua mensagem no mesmo momento.

Entretanto, nem todas as ferramentas são 100% síncronas ou assíncronas.

 

Existe uma gradação entre elas:

 

  • Em um extremo do síncrono, você tem, por exemplo, uma “call” em que várias pessoas debatem em tempo real.

  • Em um outro extremo, você pode ter uma ferramenta assíncrona que funciona como um repositório de informações que seria a sua “fonte única da verdade” como, por exemplo, um software de gerenciamento de tarefas. Numa plataforma como essa, é possível consolidar informações ao longo do tempo.

  • Agora, entre um extremo e outro, há uma série de outros softwares ou, até mesmo, de outros usos dessas mesmas ferramentas que podem ser mais ou menos síncronos.

 

Vejamos a seguir como se operacionalizam cada uma delas. 

 

Videoconferência (call)

Ao trabalhar remotamente, é essencial usar alguma ferramenta de videoconferência como o Google Meets ou o Zoom.

No trabalho a distância, é comum que os gestores tenham a impressão de que as coisas estão soltas e que, a todo momento, é preciso reunir a equipe em uma call para realinhamento – reuniões online que podem se estender mais do que deveriam e tomar boa parte do seu dia. 

Entretanto, algumas conferências são sim essenciais e permitem que as informações e demandas fiquem alinhadas entre todos os membros do time.

Mas, quando pensar em propor uma call, dê uma olhada nesse checklist do que fazer antes, durante e depois da reunião, para que o encontro seja produtivo e não consuma o valioso tempo da sua equipe:

  • Antes: defina o objetivo da reunião, quem serão os participantes e junte todas as informações necessárias para não perder tempo procurando e-mails, relatórios e dados durante a call. Chegue na reunião com tudo em mãos.

  • Durante: todos com câmeras ligadas (ver as carinhas uns dos outros é bom para fortalecer os laços entre as pessoas da equipe, além de facilitar a comunicação), usando fones de ouvido e falando um de cada vez, para um não atropelar o outro. Quando não estiver falando, lembre-se de deixar o microfone no mudo para não causar ruído ou interferência.

  • Depois: em uma ata, liste as ações que cada um deve tomar, designando prazos e responsáveis e, sempre que possível, disponibilize a gravação da call para todos.

 

Em função da crise causada pela pandemia de coronavírus, várias dessas plataformas promoveram algum tipo de flexibilização de preço e/ou uso, como aumento do limite de usuários ou da capacidade dos planos gratuitos. Então, essa é um bom momento para aproveitar essas vantagens. 

 

Grupos de chat

Ferramenta de bate-papo como Google Hangouts e Slack possibilitam que você organize grupos específicos de comunicação.

É bem possível que você já esteja habituado a usar grupos de amigos e família no Whatsapp, por exemplo. Mas, no contexto do trabalho, existem algumas boas práticas que você deve implementar para que tudo corra bem e que informações importantes não se percam.

Uma boa ideia é separar os grupos por temas: no Slack é possível criar diferentes grupos (chamados de “canais”) para diferentes assuntos. Assim, é possível criar grupos e subgrupos dentro da sua área ou da sua equipe para tratar de assuntos diversos.

Isso porque os grupos costumam ser ruidosos e, de certa forma, criar uma segmentação na comunicação, de acordo com os projetos em que cada um está trabalhando, pode ajudar a reduzir esses ruídos e limitar o excesso de mensagens.

Ou seja, nem todo mundo precisa fazer parte de todos os canais. Mas, um grupo importante, no qual  todas as pessoas da equipe precisam estar é o de “alerta vermelho”: quando alguma coisa disruptiva para a operação ou algo que comprometa seriamente o trabalho ocorre, a informação é postada nele.

É importante que esse grupo jamais seja mutado e que você possa receber as notificações dele em tempo real. 

 

Fonte única da verdade

As ferramentas de chat mencionadas acima, têm o benefício de serem fáceis de usar e, além disso, em um contexto ideal, as mensagens podem  ser respondidas em tempo real.

Porém, elas tem alguns malefícios também, como o excesso de ruído e a dificuldade de encontrar as informações depois de algum tempo. Além disso, elas são péssimas para fazer a formalização das decisões. 

Por isso, o ideal é que você use alguma plataforma que funcione para sua área ou sua equipe como uma “fonte única da verdade”, o que pode ser uma planilha, um quadro kanban, ou alguma outra ferramenta colaborativa que todos possam ter acesso.

Essa é uma peça fundamental para dar coesão para sua área e vai funcionar praticamente como um “escritório virtual”.

Ela vai consolidar toda a atividade que está acontecendo dentro da sua empresa: através dela, você vai continuar tendo controle e visibilidade de tudo que está acontecendo, quem está trabalhando no que, quais são as datas de entrega combinadas e se existem bloqueios ou gargalos que possam estar impedindo que essas entregas ocorram.  

Uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas como o Runrun.it pode funcionar para você como essa “fonte única da verdade”. Na plataforma, você consegue ter a visão do todo, obtendo as informações necessárias para tomar decisões e executar ações.

Afinal, já que você não vai estar no dia a dia instruindo o seu time sobre o que fazer e eventualmente realizando correções de rumo em tempo real, esse é o local no qual é possível suprir estas necessidades e dar direcionamentos precisos. 

 

Sobre o Runrun.it

 

O Runrun.it é um software brasileiro do tipo SaaS (software as a service).

Voltado para  a gestão do trabalho de equipes que precisam controlar tarefas, projetos e processos,  a plataforma tem como principal intuito promover a redução da microgestão e, consequentemente, aumentar a lucratividade da empresa e a otimização do trabalho realizado por sua equipe.