Descubra quais são as principais Ferramentas Kaizen e como implementá-las em seu projeto!

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa melhoria contínua. Dessa forma, as Ferramentas Kaizen são utilizadas para implementar melhorias em várias áreas, incluindo gestão, finanças, processos, produtos e mão de obra.

O processo de melhoria contínua hoje é fundamental para identificar os principais gargalos e aperfeiçoar processos dentro da empresa, formando uma cultura organizacional que incentive os colaboradores a analisar essas necessidades.

Assim, o Kaizen exige a criação de uma continuidade nos processos que beneficia toda a organização. Continue neste artigo e conheça os principais passos para a aplicação do método Kaizen por meio dos seguintes tópicos:

● O que é a Ferramenta Kaizen?

● Vantagens das Ferramentas Kaizen

● Quais são as 7 etapas do Kaizen?

● Ferramentas Kaizen e seus momentos de implementação

Boa leitura!

O que é a Ferramenta Kaizen?

A Ferramenta Kaizen é utilizada para realizar melhorias em um processo ou projeto. Kaizen é uma filosofia que significa mudança para melhor, juntando dois termos em japonês: KAI (mudança) e ZEN (sabedoria).

O método foi criado na década de 1950 no Japão, com o objetivo de reconstruir a nação após a Segunda Guerra Mundial. Até hoje, o Kaizen é utilizado para realizar transformações em processos, agora com mais ferramentas e recursos tecnológicos para simplificar esses eventos.

Logo, as Ferramentas Kaizen também são conhecidas como instrumentos que incentivam a criatividade dos colaboradores para modificar a cultura organizacional de uma empresa, mesmo utilizando uma fórmula rápida, com ciclos curtos que duram em torno de um mês.

Outros princípios que guiam essa metodologia são o foco nas atividades realizadas em busca da identificação da causa raíz, a padronização de como os processos devem ser implementados e a avaliação dos resultados desejados para as implementações seguintes.

Ciclo PDCA

Isso está diretamente relacionado ao Ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Verificar, Agir) ou Ciclo de Deming, apostando na estratégia para planejar as ações, realizá-las, checá-las e, analisando os seus resultados, efetuar mudanças para colocar em prática novamente o processo.

Conheça a seguir as suas fases de maneira detalhada:

1 Planejar

O planejamento é uma das fases mais importantes do Ciclo PDCA. Nela, é necessário desenvolver uma estratégia que esteja de acordo com as diretrizes de sua empresa em prol da resolução dos problemas levantados.

Para isso, deve-se estabelecer os principais objetivos da atividade, os caminhos para que estes sejam alcançados, a definição do método a ser realizado e o levantamento de informações que possam ser necessárias.

2 Fazer

Em seguida, é hora de colocar em prática tudo que foi planejado na primeira etapa, incluindo a capacitação dos membros envolvidos e a definição das atividades que serão realizadas por cada um.

Nesta etapa, é importante que mais integrantes sejam responsáveis pela observação dos eventos, já que cada resultado deve ser bem registrado para a avaliação no terceiro passo.

3 Verificar

Na fase de verificação, os resultados alcançados na etapa anterior são analisados e avaliados de acordo com os padrões e objetivos traçados. Isso pode ser realizado durante a etapa de execução ou após ela.

Esse momento é muito importante para identificar falhas e gargalos durante o processo, para posteriormente analisar as possíveis soluções para as ações realizadas. É importante que isso seja feito com análises estatísticas de dados.

4 Agir

Após a análise das correções que devem ser realizadas, a última etapa é efetuar essas alterações na prática. Isso resulta em aperfeiçoamento do processo e em sua consequente otimização e padronização. Esses resultados podem ser avaliados posteriormente.

Por fim, como se trata de um ciclo, retorne para a etapa de planejamento em busca da melhoria contínua do processo.

Os 5S do Kaizen

Os japoneses também prezam por um ambiente organizado de trabalho. A partir dessa máxima, surgiram os 5S do Kaizen, utilizados para reduzir os gargalos e aumentar a produtividade no sistema produtivo.

Confira a seguir quais são os 5S:

● seiri: classificação entre útil e inútil;

● seiton: definição do útil e do inútil;

● seiso: manutenção da ordem e da limpeza;

● seiketzu: cuidado com a higiene;

● sheitzuke: promoção da disciplina e do autocontrole.

Conheça no próximo tópico quais são as principais vantagens de outras Ferramentas Kaizen!

Vantagens das Ferramentas Kaizen

As Ferramentas Kaizen contribuem para a melhoria de processos e a redução de custos em uma empresa. Elas utilizam técnicas para impactar a gestão da qualidade, a produtividade do time e a segurança dos processos.

Graças a essas ferramentas, a otimização dos processos é possibilitada, aumentando a eficiência e o desempenho das atividades e resultando em grandes impactos para a companhia.

Confira a seguir algumas vantagens de se implementar o Kaizen em sua empresa:

● Reduz o desperdício: a busca pela melhoria contínua aperfeiçoa processos e consequentemente reduz desperdícios;

● Desenvolve lideranças na empresa: a autogestão desenvolve pequenos líderes na empresa;

● Aumenta a retenção de funcionários: a melhor comunicação entre os membros e a definição de uma cultura organizacional possibilitam melhores relações entre os colaboradores da empresa;

● Cria grandes hábitos: a implementação do Kaizen cria uma cultura diária de compromisso com o trabalho;

● Agiliza os processos: as melhorias são colocadas em prática com um intervalo de no máximo 30 dias;

● Satisfaz o cliente: realizar melhorias pontuais e diminuir gargalos resultam em maior aprovação do cliente em relação ao produto ou serviço adquirido;

● Reduz custos: a identificação de erros e problemas resulta na economia de recursos na execução de um projeto ou processo;

● Reduz falhas e erros: a definição de um padrão e a resolução dos problemas permite a redução constante de erros e de gargalos.

Após conferir as principais vantagens do método Kaizen, é hora de conhecer as suas etapas e como realizá-las em um evento.

Quais são as 7 etapas do Kaizen?

O Kaizen é utilizado para melhorar a cultura geral de uma empresa, resultando em padronização dos processos e maior produtividade da equipe.

Essa metodologia pode ser colocada em prática por uma pessoa, por uma equipe ou por uma organização inteira. Dessa forma, o Kaizen possibilita a gestão do conhecimento, o desenvolvimento individual e o acompanhamento de resultados.

Confira a seguir as sete etapas do Kaizen:

1 Identifique uma oportunidade de melhoria

A primeira etapa é identificar algum gargalo que esteja acontecendo em algum processo produtivo da empresa. Isso pode ser descoberto a partir de contato com o consumidor e até mesmo com a equipe responsável pela atividade.

Além disso, também é importante definir quem será o líder Kaizen desse evento. O ideal é que essa pessoa tenha conhecimento sobre ferramentas de lean manufacturing e técnicas de melhoria. Essa pessoa também vai ajudar a escolher a sua equipe para o trabalho.

2 Mapeie o processo que deve ser melhorado

É necessário entender e mapear o processo escolhido para ser aperfeiçoado. No caso de processos, eles podem ser mapeados por meio de fluxogramas.

Para isso, é importante a ajuda dos membros da equipe do evento e até mesmo do processo a ser observado. Essas pessoas podem oferecer insights de quem convive com os problemas todos os dias.

Outras opções de membros para esse evento podem ser clientes internos, clientes externos, fornecedores e até mesmo os líderes executivos da companhia.

3 Desenvolva a solução

Entendido o processo e as suas principais necessidades, é hora de propor quais melhorias serão responsáveis por sua otimização. A partir da listagem, serão priorizadas as melhorias que mais vão impactar e transformar o processo. Elas devem ser específicas e direcionadas.

Isso pode ser realizado por meio do Diagrama de Ishikawa, que identifica as causas raízes do problema e possibilita o mapeamento das melhores soluções. Ele será melhor explicado na próxima seção.

4 Implemente as mudanças no evento

Após o mapeamento das soluções e do novo processo, é hora de colocar em prática as mudanças. Para isso, é necessário seguir três etapas:

● Preparação: É fundamental preparar os profissionais que farão parte da implementação do Kaizen, por meio de capacitações e treinamentos sobre as ferramentas que serão implementadas e cada função a ser realizada por cada um.

● Evento: Os profissionais vão realizar as atividades durante todo o tempo, possibilitando maior foco no processo para a realização das mudanças necessárias. Vale lembrar que podem acontecer imprevistos que resultam em maior flexibilidade do processo.

● Follow-Up: Essa etapa garante a manutenção das mudanças em períodos definidos, controlando todas as melhorias realizadas e aquelas que foram planejadas a curto e longo prazo.

5 Analise os resultados obtidos

Com as mudanças implementadas, é necessário medir, analisar e avaliar o quanto isso foi efetivo para o processo e, consequentemente, para a empresa como um todo.

Isso deve ser realizado na prática por meio de indicadores de desempenho de processos relacionados à produtividade, efetividade, qualidade, lucratividade e competitividade.

Vale lembrar que essa análise é relativa e, por isso, é necessário definir métricas e objetivos anteriormente.

6 Organize um padrão

Com a confirmação das melhorias no processo, o próximo passo é a elaboração de um padrão para que os procedimentos sejam realizados sempre da mesma forma e, assim, as melhorias continuem acontecendo.

Isso deve ser oficializado e divulgado para que qualquer um da empresa tenha acesso. Além disso, é essencial continuar o acompanhamento das atividades para garantir que o processo está sendo realizado corretamente.

7 Planeje o futuro

O Kaizen defende a filosofia da melhoria contínua, logo, o processo está em constante andamento. Resolvido um problema, outros devem ser identificados para que mais melhorias sejam implementadas.

Após conhecer as etapas da implementação do Kaizen, é hora de conhecer as principais Ferramentas Kaizen utilizadas para a simplificação desse processo na prática.

Ferramentas Kaizen e seus momentos de implementação

As Ferramentas Kaizen são utilizadas para facilitar o processo de implementação do método, eliminando obstáculos e reduzindo desperdícios. Confira a seguir alguns instrumentos práticos dessa metodologia:

Gemba Walk

O Gemba Walké uma ferramenta necessária na primeira etapa de implementação do Kaizen. Gemba significa local de trabalho e consiste em observar o processo sendo realizado “no chão da fábrica” em busca de identificar gargalos.

Com ele, também é possível uma maior relação entre trabalhadores, gerentes e supervisores na discussão sobre cada processo.

Manutenção Produtiva Total (TPM)

A TPMtem como objetivo aumentar a produtividade, eficiência e segurança por meio dos seus próprios colaboradores,minimizando erros e falhas e promovendo uma manutenção produtiva total.

Esse método também tem como principal objetivo a manutenção das máquinas, resultando em menos paradas desnecessárias e aumentando a qualidade dos produtos fabricados. Ela faz parte do combate dos oito desperdícios buscados pelo Lean Six Sigma.

Kanban

O Kanbané utilizado para maior acompanhamento do andamento das atividades durante o Kaizen. Por meio de notas adesivas - ou até mesmo softwares online - são definidas as atividades que devem ser feitas, aquelas que estão sendo realizadas e as que já foram concluídas.

O Kanban pode ser usado para o acompanhamento de tarefas individuais, coletivas de uma equipe ou de toda a organização.

Mapa Fluxo de Valor (MFV)

O Mapa Fluxo de Valor contribui para a identificação de oportunidades de melhorias de um processo e a definição de ações implementadas para gerar maior valor agregado para o produto final.

Dessa forma, ele consiste em um diagrama que conta com um fluxo de materiais e um fluxo de informações que contribuem para a determinação das principais melhorias a serem realizadas.

Um maior valor agregado significa economizar com desperdícios, como estoques, excesso de produção, tempo de produção e até mesmo erros durante a fabricação do produto.

Relatório A3

O Relatório A3é uma ferramenta que possui o objetivo de identificar e propor a resolução de problemas por meio do ciclo PDCA - Planejar, Executar, Verificar e Agir.

Ele é utilizado para abranger uma gama de informações importantes em apenas uma folha, comunicando de forma eficaz e impactante, durante a fase de elaboração da solução.

SIPOC

O SIPOC é utilizado para identificar e mapear o principal processo envolvido no projeto e simplificar a sua visualização e entendimento no ambiente de trabalho.

Ele é formado por fornecedores, entradas (recursos), saídas (resultados), clientes e processo (principais atividades).

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é utilizado para definir prioridades e identificar facilmente as falhas de um processo. Sua operação é baseada no método 80/20: 80% das consequências são resultantes de 20% das ações.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é utilizado para identificar as causas raízes de um problema e descobrir por que elas acontecem, possibilitando a busca de soluções efetivas.

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