Você possui  algum método para gerenciar as mudanças e resolver problemas? A empresa em que você trabalha possui uma maneira clara de descrever, analisar e comunicar as decisões estratégicas? Existe alguma maneira de desenvolver os colaboradores para trabalhar sob a ótica do ciclo PDCA?

Se você disse não para algumas dessas perguntas, ou deseja alavancar os seus resultados ou da empresa em que trabalha, você precisa conhecer o relatório A3.

Antes de continuar baixe o documento com o relatório A3 para acompanhar seu preenchimento durante a leitura do artigo, assim você pode ir completando e seu e não perde nenhum detalhe, combinado?
 

 

Então agora,  nesse artigo vou te mostrar o que é o relatório A3, como surgiu e como preencher corretamente o seu, vamos lá?

 

O que é o relatório A3?

 

O relatório A3 é uma ferramenta, que busca reconhecer e propor a resolução de problemas. Através dela, é possível identificar a causa raiz, sua natureza e a gama de contramedidas possíveis. Para só então selecionar a melhor, colocar em prática e daí observar se realmente o problema foi efetivamente solucionado.

Ufa! Parece complicado? Mas pode ser facilmente entendido.

Mais do que a folha papel de tamanho A3, ele é uma ferramenta Lean que ajuda a estruturar o raciocínio e montar uma história do início ao fim.

A estrutura do relatório A3 é baseada no ciclo PDCA e na gestão visual e, apesar de existirem variações, na maioria das indústrias é composto da seguintes partes básicas:

 

1. Background ou considerações iniciais;

2. Situação ou estado atual;

3. Objetivo;

4. Análise;

5. Proposta de melhoria;

6. Plano de ação;

7. Acompanhamento e indicadores.


 


 

Ao seguir esse passo a passo somos levados a identificar as causas dos problemas que estamos estudando, antes de partir para as ações. Veremos como fazer mais a frente.

Então, em um relatório A3 que a situação estiver completamente identificada, com uma boa análise dos fatos e das fontes causadoras, certamente as contra medidas serão mais efetivas na solução de problemas.

 

Como surgiu o relatório A3?

 

Sua base é o sistema de produção Toyota, também conhecido como Lean Manufacturing. Esse sistema sempre busca aperfeiçoamento dos funcionários e processos em um sistema de melhoria contínua, por meio de análises e capacitação dos colaboradores.

 

Como preencher o relatório A3?

 

1. Background ou considerações iniciais

 

O primeiro passo é conseguir o entendimento completo do problema, por isso, não economize esforços para visualizar o contexto, pois um detalhe esquecido pode gerar um grande impacto.

Para começar a entender o problemas você pode ir fisicamente ao local e observar atentamente o fenômeno. Se for no chão de fábrica, o conhecido gemba, por exemplo, é possível conversar com os envolvidos para obter informações, sobre como e em quais  condições o problema ocorreu.

Podemos fazer uma analogia com uma cena de um crime. Onde quanto mais próximo do acontecimento, o engenheiro com sua visão especializada, será capaz de enxergar as evidências necessárias para entender o problema.

Portanto, nessa etapa deve-se realizar as seguintes tarefas:

 

  • Definição do problema.

  • Histórico do problema;

  • Levantamento das perdas atuais;

  • Avaliação dos possíveis ganhos;

  • Identificação dos principais efeitos;

  • Gerar um documento.

 

Contudo, como podemos realizar essas tarefas? A boa notícia é que existem inúmeras ferramentas que podem nos auxiliar nessa fase.

Listei alguma delas para que você possa utilizar durante a elaboração do seu formulário A3:  

 

 

Com o problema identificado e todas as tarefas acima realizadas, podemos seguir para a próxima etapa.

 

2. Situação ou estado atual

 

Quando estamos lidando com problemas, geralmente usamos o pensamento mais simples para identificar suas causas. Porém, não é raro as ocasiões em que deixamos alguns detalhes despercebidos.

Na primeira etapa usamos ferramentas que ajudam a entender as possíveis causas do problema, através da observação e levantamento de dados.

Agora, na segunda etapa, vamos usar meios de entender o comportamento dele.

Essas ferramentas vão deixar o problema mais fácil de ser visualizado, são elas:

 


3. Objetivos e visualizar o estado futuro

 

Depois de entender as causas principais, já é possível pensar nas mudanças necessárias no sistema atual para começar a trabalhar.

Segundo a filosofia do Lean Manufacturing, deve se pensar nos objetivos e visualizar o estado ideal para que não ocorra retrabalhos e nova ocorrências do problema.

Mas como fazer isso? Defina objetivos claros, como ganhos de produtividade em 20% ou diminuição de gargalos em 90%. Muitas empresas utilizam a método SMART como forma de definir objetivos que sejam específicos, mensuráveis, realistas, alcançáveis e oportunos.

 

4. Análise de causa raiz

 

O foco dessa parte é simples: identificar a causa raiz do problema. Com as possíveis causas levantadas e uso dos diagramas para ajudar no entendimento, é possível filtrar aquelas que causam os maiores impactos no processo.

Para resumir e concluir essa parte você pode fazer as seguintes atividades:

  • Definir as causa mais influentes.

  • Escolha das causas mais prováveis.

  • Análise das causas mais prováveis.

  • Especificar contramedidas.

 

Para conseguir realizar essas tarefas é preciso utilizar as seguintes ferramentas:

 

Muito utilizado para aprofundar a análise de problemas, a técnica dos 5 porquês consiste em perguntar cinco vezes “Por quê?” e então ir relacionando a resposta com a causa anterior. Desta maneira, ao invés de perceber os reflexos do problema você consegue chegar a causa raiz.

Talvez você esteja se perguntando por que estamos usando o Diagrama de Ishikawa  novamente, certo? Apo? realizar um brainstorm com a equipe é possível conseguir inúmeras ideias e com o diagrama você pode selecionar as causas que impactam mais nos resultados.

 

Temos uma planilha brainstorm que pode ser encontrada aqui.

 

Outra ferramenta que merece destaque nessa etapa é a Matriz Esforço X Impacto. Com ela é possível visualizar quais problemas podem ter planos de ação com um grande impacto e um baixo esforço, que são as ações mais recomendadas.

 

5. Proposta de melhoria

 

Com as análises e objetivos bem definidos, parte-se para as contramedidas, uma fase que pode se tornar problemática.

Em muitas indústrias, as boas ideias são abandonadas por não ter uma contramedida clara para sua implementação. Por isso:

  • Liste todas as contramedidas.

  • Defina o modo de ação delas.

  • Especifique um responsável.

 

Após definir as contramedidas e o plano, geralmente ocorre uma fase de aprovação. O importante dessa etapa burocrática é promover uma validação do trabalho até esse momento, mas também é uma oportunidade de obter feedback do que foi desenvolvido.

 

6. Plano de ação

 

O plano de ação faz parte de qualquer proposta de solução de problema, ele define as tarefas exigidas para realizar as contramedidas propostas, dos responsáveis por cada atividade e de quando a atividade será completada.

A ferramenta 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How e  How Much) pode ser utilizada para desenvolver essa função. Após definir o plano de ação, para implementar o relatório A3, é preciso listar e informar as pessoas para coordenar suas tarefas dentro do prazo estipulado.

Após ser aprovado, o plano de ação é executado, sempre seguindo ao máximo o que foi planejado. Ao mesmo tempo é necessário acompanhar as atividades para notar se estão ocorrendo desvios.

Caso os resultados estejam sendo atingidos, as mudanças são estabelecidas como parte dos processos e os resultados são expandidos.

Caso eles não estiverem sendo satisfatórios, retomamos os esforços para descobrir o porquê e buscamos novas ações corretivas.

 

7. Acompanhamento e indicadores

 

Após a execução de todas atividades é de se esperar que haja uma análise entre os resultados estipulados e os resultados reais.

 

 

Esse acompanhamento tem como benefícios saber se o que foi implementado teve efeito positivo, e se o aprendizado sobre o método A3 gerou um melhor entendimento da situação atual.

E por fim mostra que a organização está prestando atenção nos problemas através do acompanhamento dos colaboradores e também dos gerentes.

 

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O relatório A3 é uma das ferramentas usadas dessa filosofia de excelência operacional difundida mundialmente.

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