Sabe aquele dia em que você acorda cheio de energia para sair de casa, mas acaba encontrando o carro sem bateria ou sua bike com o pneu furado? Complicado né.
Mas e se eu te falar que existem técnicas chamadas de problem solving que podem te ajudar a evitar que essas situações do cotidiano ocorram?
Problem Solving é uma metodologia de melhoria contínua que vai revolucionar a maneira que você enxerga os problemas no seu dia a dia. Ao longo deste artigo vamos aprender:
- O que é Problem Solving?
- Como funciona o Problem Solving?
- 5 tipos de Problem Solving
- Como o Problem Solving pode te ajudar
O que é Problem Solving?
Segundo o dicionário de “Inglês para Negócios da Universidade de Cambridge” (Reino Unido), o termo “Problem Solving” significa o processo de encontrar soluções para problemas.
- Problem-solving: (habilidades / técnicas / estratégias)
Mas será que é só isso mesmo?
O problem solving pode ser chamado de uma metodologia por estar inserido dentro dos pilares da melhoria contínua, como o Lean Manufacturing. Trata-se de uma análise estratégica da situação para que, assim, possam ser tomadas as melhores decisões para resolução de algum problema!
Em outras palavras, essa técnica tem como principal objetivo identificar a causa raiz e a partir daí implementar uma solução e melhoria.
Como funciona Problem Solving?
O processo de problem solving consiste em uma aplicação sistemática, para que seja possível entender o tipo de impacto que determinada situação implica e, assim, chegar até as raízes desse problema, pois o objetivo é atuar precisamente em cima dos focos causadores de problemas.
Existem algumas metodologias e ferramentas utilizadas para que seja possível chegar ao problema. Cada uma possui sua particularidade, mas todas têm algo em comum: uma abordagem flexível que pode ser implementada em diferentes contextos e adaptada conforme suas necessidades.
5 tipos de problem solving
Existem diversas metodologias para executar o problem solving. Geralmente, empresas que se utilizam do Problem solving já tem estabelecida dentro da sua cultura um possível manifesto ágil, ou até mesmo uma cultura Lean bem elaborada.
1. 5 Why’s (porquês)
Nossa primeiro tipo de problem solving é o 5 Why’s, ou 5 porquês, que, como o próprio nome já diz, consiste em analisar uma situação aplicando 5 perguntas de o por quê determinada situação ocorreu. Veja exemplo:
“..o representante do comercial precisava efetuar algumas ligações, porém o celular não estava funcionando..” (situação hipotética)
- Why? – O celular ficou sem bateria. (Primeiro porquê)
- Why? – O celular não foi posto para recarregar. (Segundo porquê)
- Why? – O carregador está quebrado. (Terceiro porquê)
- Why? – O cabo de alimentação se rompeu. (Quarto porquê)
- Why? – O usuário dobrava o fio ao meio após o uso do carregador. (Quinto porquê, e possível causa raiz)
Conseguiu compreender? Ao realizar as 5 perguntas, você consegue traçar um caminho até o principal origem do problema, que no caso foi o mau uso do acessório, e assim traçar estratégias de como evitar que o mesmo fato volte a ocorrer.
2. 8D
Como segunda opção temos a metodologia 8D, que tem como foco analisar e projetar uma solução de curto prazo, e implementá la ao longo do tempo, para evitar reincidência nos erros.
Essa segunda filosofia de solução de problemas consiste em:
- Identificar o problema;
- Formar uma equipe;
- Descrever o problema;
- Conter o problema;
- Definir a causa raiz;
- Escolher uma solução;
- Implementar;
- Controlar para que o erro não volte a ocorrer;
A 8D, assim como as demais metodologias, trabalha para erradicar o erro em sua causa inicial, e elabora um plano de controle para que não volte a ocorrer a mesma situação. Por isso, é sempre importante ter bem estruturado um bom plano de controle e manutenção na rotina de qualquer empresa.
3. Kaizen
Em terceiro temos o Kaizen, uma palavra japonesa que significa melhoria contínua, trata-se de um sistema de melhoramento baseado nas habilidades e no trabalho em equipe dos membros. Sua metodologia consiste em:
- Gestão de recursos;
- Cultura de melhoria contínua;
- Perseguir uma meta;
- Transferência de conhecimento;
- Ser flexível, saber quando mudar;
De maneira geral, o Kaizen segue um padrão, que se assemelha muito com o Ciclo do PDCA, que abordadas junto com uma estratégia de gestão da qualidade tendem a trazer benefícios significativos para a empresa.
4. PDCA
“O que pode ser medido, pode ser melhorado”
Peter Ferdinand Drucker (O pai da administração)
Em quarto temos o PDCA, que é a abreviação do inglês Plan-Do-Check-Adjust, que significa:
- Planejar;
- Fazer;
- Verificar;
- Ajustar;
O PDCA é uma técnica de gestão que se baseia nesses 4 pilares, sempre gerando medições e pontos de controle. Há um foco no processo de melhoria, para que o ajuste seja sempre feito de maneira eficiente.
O ciclo do PDCA também pode ser empregado dentro da metodologia DMAIC, pois quando alinhadas, podem trazer vantagens no âmbito competitivo para as empresas.
5. DMAIC
Por último, mas não menos importante temos o método DMAIC, um roteiro para problem solving de 5 etapas, cada uma relacionada a uma inicial, são elas:
- Define (Definição);
- Measure (Medição);
- Analyze (Análise);
- Improve (Melhoria);
- Control (Controle);
Seguindo essa linha de raciocínio, podemos dizer que esse método consiste em analisar a situação, agir para sanar o problema e efetuar um controle para que o mesmo não volte a ocorrer.
Você acabou de ver 5 tipos de metodologias para lhe auxiliar no dia a dia em relação a solução de problemas. Que tal começar a se especializar em uma delas?
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Como o problem solving pode me ajudar?
A resolução de problemas é algo que se aplica a qualquer empresa independente do seu tamanho ou ramo de atuação. Mas o seu sucesso é consequência das suas ações diante das adversidades que surgem pelo caminho, da capacidade de analisar e solucionar problemas… isso pode ser a diferença entre atingir uma meta ou não!
Adaptar uma boa metodologia de problem solving, aliada a uma cultura lean de melhoria contínua faz a diferença na hora de iniciar novos projetos, uma vez que, essa metodologia altera a visão (mindset) dos colaboradores, evitando assim, repetir os erros.
Muito mais que uma mudança de mentalidade, ela também impacta diretamente na agilidade dos seus processos, pois os funcionários estarão mais condicionados a errar menos, o que resulta em um menor tempo gasto com retrabalho. Logo, mais tempo hábil trabalhando em prol do objetivo maior.
Conseguir mapear seus processos e organizar as informações é o primeiro passo para se implementar um problem solving eficiente dentro de seu ambiente de trabalho.
Uma vez que os processos foram mapeados, o tempo de demanda para analisar e agir sob uma situação será reduzido. Sabe quais os principais benefícios disso?
- Padronização dos processos;
- Armazenamento adequado dos dados;
- Mais agilidade para analise de situação;
- Reduz o tempo ocioso e gargalos de produção;
Seja um solucionador e não um problematizador!
Percebemos o quão é importante manter um controle de dados bem definido, e como isso impacta diretamente no tempo de resposta para encontrar uma solução.
Nos dias de hoje, sabemos como o tempo é um fator que poucos podem se dar o luxo de desperdiçar, então por que não investir seu tempo em técnicas que vão te possibilitar ter um reconhecimento positivo do mercado de trabalho? Empresas sempre estão em busca de profissionais capacitados para resolver os mais variados problemas que possam vir a surgir.
A metodologia Six Sigma é uma forte aliada no processo de melhoria contínua. Com esse conhecimento você será capaz de implementar os conceitos Lean no seu dia a dia, compreender e utilizar ferramentas de melhoria contínua, identificar as causas-raiz de problemas encontrados, e ainda analisar e implementar melhorias em diversas áreas.
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