Não é incomum que as empresas, vez ou outra, tenham problemas com os seus  fornecedores. Se isso ocorre, um dos motivos é a ausência de uma Request for Proposal, popularmente conhecida como RFP.

Quando se tornam comuns atrasos na entrega de produtos ou serviços,  preços inadequados, mercadorias defeituosas e outros tipos de transtorno, elaborar uma RFP pode ser a solução.

A RFP assegura que a empresa encontre os  modelos de gestão mais adequados para você se relacionar tanto com os atuais quanto com os novos fornecedores, realizando isso por meio uma vantajosa relação entre  custo e benefício.

Vale lembrar que este documento também pode ser chamado de Invitation to Tender ou ITT.

Mas afinal, o que ela é e como ela pode ajudar uma empresa? Confira esse artigo e saiba mais informações sobre todas as vantagens que uma Request for Proposal proporciona nos seguintes tópicos:

  • O que é a Request for Proposal (RFP);

  • Qual é o propósito do Request for Proposal?;

  • Como criar o Request for Proposal em 4 etapas;

  • O documento RFP melhora os negócios da sua empresa.

 

O que é a Request for Proposal (RFP)

 

A RFP (Request for Proposal) consiste em um documento formal por escrito que pode ser traduzido como uma solicitação de proposta. Por meio dela são estipuladas as informações acerca da empresa, trazendo descrições precisas a respeito da contratação de serviços e  produtos da companhia.

Diante dos detalhes básicos devidamente explicados, se torna mais fácil, para os fornecedores, responder à oferta. Além disso, o documento informa como a empresa poderá  avaliar e escolher as propostas que receber.

Com isso, os fornecedores precisam estar cientes dos tipos de produtos ou serviços que a empresa fornece. 

Pense, por exemplo, em uma pequena  indústria de peças automobilísticas que quer conquistar mais presença  digital e precisa investir em conteúdo para ampliar o seu público e talvez até exportar para outros países.

Sendo assim, ao realizar uma Request for Proposal, a empresa assegura que todos os envolvidos no  negócio saibam exatamente o que devem contratar e o que é fundamental para melhorar a sua gestão.

Um exemplo disso pode ser uma empresa com a intenção de que seus fornecedores apresentem propostas para a compra de uma determinada quantidade de smartphones de última geração.

Nesse caso, a empresa receberá propostas diferenciadas de fornecimento, com aparelhos usados, novos, com o valor parcelado ou à vista, com seguro contra roubo, assistência para reparo, etc.

É aí que a Request for Proposal atuará, garantindo que só fornecedores comprometidos e interessados se candidatem ao contrato. Isso representa a interação, a gestão e o gerenciamento de uma  cadeia de suprimentos mais segura.

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Qual é o propósito do RFP?

 

A RFP é um documento muito importante. Por isso, a elaboração dele compreende uma série de fatores, tais como a preparação e a definição de vários requisitos, tanto administrativos quanto técnicos.

Além disso, em alguns casos, a presença da RFI é importante também. A Request for Information, ou solicitação de informação, pode ser enviada para outras empresas, consideradas destaques no cenário.

Como resposta, tais empresas deverão enviar uma descrição detalhada de todos os serviços e os melhores produtos deverão ser considerados como referência.

Posto isso, para compreender melhor a importância do documento, é preciso estar ciente dos seus propósitos. Veja mais sobre eles a seguir. 

 

Informações completas

Esse tópico estabelece uma descrição rica em detalhes para os fornecedores. Logo, isso os capacita a responder com as suas cotações mais competitivas.

 

Distribuição para mais fornecedores

A RFP possibilita uma ampla distribuição para muitos fornecedores e, desse modo, garante que a empresa adquira o produto mais adequado para suas necessidades.

 

Mais controle para a sua empresa

O documento traz por escrito, de forma bem explicada, quais são as necessidades essenciais da sua organização. Ele também torna mais formal a relação entre você e seu fornecedor, dando mais autonomia para a sua empresa.

 

Estabelecimento de um padrão 

A RFP determina um padrão básico na hora de estabelecer um contato com os fornecedores, trazendo uma postura mais profissional para o seu negócio.

 

Como criar o RFP em 4 etapas

 

A elaboração de uma RFP compreende a organização do projeto, o treinamento do pessoal interno, a determinação de um orçamento e a definição do projeto de aquisição dos produtos ou serviços.

É necessário também estipular quais informações e quais detalhes serão transmitidos para os fornecedores. Quanto mais detalhado for o documento, melhores serão as propostas, pois assim os fornecedores terão condições para criar soluções mais adequadas para o seu negócio. 

Nesse aspecto, a criação de uma RFP leva em consideração alguns passos básicos. Confira abaixo como criar um RFP na sua empresa.

 

1 - Procure o formato ideal

Cada formato de  empreendimento possui as suas próprias características e isso interfere no formato mais adequado do seu RFP.

Sendo assim, se o seu objetivo é encontrar uma nova solução em TI, por exemplo, utilize um formato de RFP adequado para isso.

 

2 - Avalie os seus requisitos

Enumere os principais requisitos do seu negócio. Determine de forma detalhada como deve ser realizada a  entrega, quais as  datas e os prazos. Estabeleça também critérios para avaliar os fornecedores. Tais critérios podem ser preços ou a  qualidade dos produtos, por exemplo.

Fique atento também para ver se há restrições, tais como riscos que podem prejudicar a qualidade do produto ou serviço.

 

3 - Elaboração da RFP

Após analisar os principais objetivos e requisitos, chega o momento de criar o documento. Nesse caso, faça um breve resumo executivo, deixando bem clara qual é a sua proposta como comprador.

Pesquise também informações acerca do fornecedor, pois é fundamental que você adquira informações em relação à competência e a experiência do fornecedor. A capacidade de  entrega do fornecedor também é um ponto a ser avaliado.

Com isso, você terá uma noção mais precisa a respeito da velocidade de entrega que o fornecedor apresenta.

É possível declarar para aos fornecedores quais são os seus critérios de avaliação de lance e como serão avaliados. Não esqueça também de que em seu documento de RFP deve ser possível ver o nome e os detalhes de contato da pessoa para quem os lances devem ser enviados.

 

4 - Notifique a proposta escolhida

Após tomar a decisão, é preciso notificar a proposta vencedora, bem como é necessário efetuar uma notificação de agradecimento aos demais participantes.

 

O documento RFP melhora os negócios da sua empresa

 

A elaboração de uma RFP é fundamental para assegurar a eficiência do processo de gestão da sua empresa.

Portanto, elabore com todos os detalhes necessários o seu documento RFP, pois ele traz várias vantagens para você. Se você quer compreender mais a fundo os processos de gestão e aprender ferramentas para otimizá-los, inscreva-se agora no curso de  Gerenciamento de Projetos na Prática.

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