O controle de inadimplência é uma tarefa que pode parecer complicada para a maioria dos empreendedores, afinal, ninguém gosta de fazer cobranças, principalmente quando levamos em conta a crise econômica pela qual o país está passando.

Apesar disso, estes valores devem ser recebidos, uma vez que o empreendedor investiu determinados valores nas mercadorias que foram compradas pelo cliente que está inadimplente.

Os fatores que causam a inadimplência podem ser vários, como a perda inesperada de um emprego, uma despesa inesperada com saúde, atrasos de salário, a crise econômica, ou mesmo, esquecimento. Já que sabemos que a vida é corrida e nem sempre os clientes conseguem lembrar de fazer tudo o que precisam.

É claro que, independente de qual fator originou a inadimplência, o empresário deve priorizar a saúde financeira do seu negócio e deve desenvolver técnicas que facilitem a cobrança dos valores devidos.

Muitos clientes estão inadimplentes por algum motivo que está fora de suas mãos, já que sabemos que ninguém gosta de deixar suas contas por pagar, por isso, o empresário deve fazer o possível para não constranger o cliente, sempre oferecendo oportunidades de negociação.

Isso porque, como você vai poder conferir na sua gestão de clientes, aquele pode ser um bom cliente, que compra na loja com frequência e em grandes quantidades e, que está apenas passando por alguma dificuldade. Tratar ele bem é garantir que ele retornará à empresa quando seus problemas estiverem resolvidos.

 

Qual a importância do controle de inadimplência?

 

Bom, é bem fácil perceber que o controle de inadimplência tem tanta importância quanto as outras gestões da empresa, como controle de estoque, fluxo de caixa e controle financeiro. Este último, aliás, é bastante influenciado pelo controle de inadimplência, uma vez que os valores que são devidos podem influenciar na saúde financeira da empresa.

Como sabemos, nenhuma empresa sobrevive sem capital, além disso, todo empreendimento, independente de seus valores internos, visa a geração de lucros para seus sócios proprietários. Todas as áreas de uma empresa dependem dos recursos que entram nela, seja pela frente de caixa, seja por outros meios.

Independente de qual dos diversos tipos de gestão de estoque que a sua empresa tenha escolhido, esse gerenciamento não será completo nem eficiente sem os recursos monetários necessários para a compra das mercadorias que necessitarem de reposição.

Assim como, também, é impossível manter um processo de compras saudável junto aos seus fornecedores se não existem recursos que sirvam de capital de giro.

Ou seja, todas as áreas de uma empresa estão interligadas, e por isso, tão importante quanto conquistar e fidelizar os clientes, é ter o conhecimento de manter os pagamentos deles sempre em dia e o capital investido pela empresa sempre retornando.

 

Controle de inadimplência: como fazer

 

Apesar de todos os esforços e negociações, muitas vezes pode acontecer de o cliente não acertar o que deve para a empresa. Infelizmente isso é mais comum do que parece e, como dissemos, as causas são diversas e, independente de o empresário entender bem a situação do cliente, a empresa deve recuperar o valor investido na mercadoria vendida. ou pelo menos parte dele.

Existem várias técnicas para evitar que isso aconteça, ou, para que aconteça cada vez menos na sua empresa. É claro que não existem caminhos corretos e perfeitos para isso e o empresário deve analisar quais das técnicas dele acha mais efetiva e adequada para o seu negócio.

Para facilitar esse processo, a gente separou algumas destas dicas e técnicas e a primeira delas não poderia deixar de ser a prevenção.

 

Prevenir

 

Nem precisamos dizer que prevenir é melhor do que remediar, não é? No caso da inadimplência, essa regra também se aplica muito bem. Como dissemos lá no começo do artigo, muitas vezes, devido ao stress do dia a dia, o cliente acaba esquecendo que tem um boleto ou uma fatura para pagar determinado dia.

Levando isso em conta, o empresário deve desenvolver métodos para notificar este cliente alguns dias antes do vencimento da sua conta.

Vale dizer que se a sua empresa tiver um bom programa de gestão essa tarefa fica infinitamente mais fácil. Isso porque, esse tipo de sistema salva os dados dos clientes, assim como seu número de compras mensais, seu histórico de compras e as datas em que eles preferem efetuar seus pagamentos e, também, seus dados para contato.

Com estes dados em mãos, fica fácil para você, ou algum de seus funcionários mandarem uma notificação de lembrança, avisando da proximidade do vencimento das suas faturas.

O método vai depender da sua escolha. Essa notificação pode ser feita por SMS, WhatsApp, Messenger, ou mesmo, um telefonema e e-mail. Você define - sempre usando o bom senso, é claro.

Ainda nessa linha, e para não parecer somente uma cobrança ofensiva, você pode atrelar esta notificação a um serviço, como:

  • Enviar uma mensagem perguntando se o cliente está satisfeito com as compras que fez.

  • Oferecer a manutenção dos produtos que o cliente comprou.

  • Perguntar quais produtos o comprador sentiu falta quando entrou na sua loja, etc..

Estas técnicas, além de fazer a cobrança parecer menos invasiva, ainda agregam valor à sua empresa e trazem, em retorno, um feedback de coisas que você pode melhorar no seu negócio. Todos saem ganhando.

 

Prêmios

 

Quem não gosta de ganhar presentes? O ser humano é guiado pelo seu senso de recompensa e todos precisam ter a sensação de serem importantes. Isso é psicologia.

Que tal então, aproveitar da melhor maneira essa característica humana para beneficiar seus clientes, e ainda, beneficiar a sua loja? É bem simples fazer isso. Basta que você tenha sempre em mãos a lista dos clientes que pagam sempre em dia, ou mesmo, que pagam adiantado e oferecer a eles algum prêmio, que parabenize eles pela sua pontualidade.

Às vezes, mesmo um telefonema ou e-mail já serve, mas a ideia é mesmo, que você presenteie os bons pagadores com algo físico, palpável, que eles possam pegar na mão e cada vez que fizerem isso, lembrem de sua loja. Simples, não é?

Nesta mesma linha, o empresário pode estabelecer um sistema de pontos, onde aqueles que se mantém em dias com suas faturas durante determinado período de tempo recebem uma certa pontuação, que posteriormente pode ser transformada em um desconto na compra de um novo produto, ou mesmo, em um bom brinde, dado pela empresa.

Vale dizer, que ainda é possível estabelecer algum tipo de benefício permanente para os bons pagadores, assim eles se sentem incentivados a manter sempre este comportamento, de forma a não perder esses benefícios.

É claro que aqui, como em todas as técnicas de controle de inadimplência, mais uma vez cabe o bom senso. Cuide para que este sistema seja benéfico para os dois lados. Escolha prêmios que tenham um bom custo benefício para a empresa mas que, também, sejam úteis e valorosos para os clientes.

 

Conheça seu cliente

 

A gente já falou sobre isso antes, e voltamos a dizer: é extremamente importante que o empresário conheça os seus clientes. E aqui isso não se aplica somente em melhorar a experiência dele com a sua empresa, mas também em ter dados suficientes para entender o que pode estar acontecendo com ele caso ele deixe de pagar as suas faturas em dia. Como você já leu acima, podem existir diversos fatores causando essa inadimplência.

Gerenciando adequadamente os dados que os seus clientes oferecem na hora do seu cadastro e mesmo, os dados das compras que ele fez e que ficam salvos no seu sistema ERP, você vai poder analisar a importância destes clientes. Além disso, você vai poder saber que mercadorias ele costuma comprar, em que quantidade e qual o valor que ele gasta mensalmente no seu negócio.

Isso vai evitar erros de estratégia no seu controle de inadimplência, e também constrangimentos, uma vez que a falta de pagamento pode ter ocorrido apenas por esquecimento e uma cobrança, nesse caso, pode levar este cliente a nunca mais fechar negócios com a sua loja.

É claro que este acompanhamento também pode ser feito por meio de uma planilha de cadastro de clientes mas, dependendo do tamanho da sua empresa, do seu número de clientes e da sua disponibilidade de tempo, este sistema pode não ser o mais adequado. Isso porque, uma planilha do tipo exige atenção na hora do preenchimento e agilidade na hora de buscar informações nela, além de oferecer pouca segurança quando mais gente tem acesso ao computador onde ela está salva.

Por isso, a forma mais eficiente e segura de gerir estes dados é com programa apropriado para lojistas ou para pequenas empresas. Esse tipo de sistema vai ajudar você a acompanhar a rotina de compra de seus clientes e analisar se a sua inadimplência representa alguma perda para a empresa.

Isso porque, determinados clientes podem atrasar os seus pagamentos mas, quando pagam, também pagam os juros referentes ao atraso, não representando nenhum prejuízo para o seu negócio.

 

Saiba comunicar

 

Todos gostam de ser bem tratados, não é mesmo? Então, não é por que um cliente está com suas parcelas em atraso que ele merece um tratamento menor. A gente sempre frisa a importância da linguagem no Marketing de Relacionamento e de como isso impacta na fidelidade do cliente à sua empresa.

Você precisa conhecer o seu cliente e saber qual é a melhor forma de conversar com o seu público. O ideal é que você tenha um setor específico para tratar da parte de comunicação da empresa mas, se isso não for possível, é importante que você tenha atenção à maneira com que a sua empresa fala com seus compradores.

Conhecendo o seu cliente, você saberá o melhor modo de conversar com ele, seja por SMS, e-mail, WhatsApp ou, telefonema, já que cada público responde diferente aos modos de falar e a cada situação.

 

Negociação

 

Esta alternativa é sempre válida quando todas as outras alternativas não surtiram efeito e o cliente está há bastante tempo na inadimplência. Vale apontar, que ninguém gosta de ter débitos com alguém ou com alguma empresa e, também, nenhum empresário gosta de negativar o nome de alguém que já fez negócios com ele.

Por isso, é importante tentar uma negociação direto com este cliente, que também deve estar apreensivo para acertar suas pendências. O empresário então, junto com sua equipe de contabilidade, deve analisar alguma forma de facilitar o pagamento daquela dívida, seja por meio de descontos, de re-parcelamentos, ou mesmo, estendendo o prazo para uma data que o cliente esteja em melhores condições financeiras.

Apesar de todas as técnicas de controle de inadimplência, uma coisa é bem certa, independente do que a empresa faça, sempre vão existir clientes inadimplentes, porém, a ideia deste artigo é ajudar você a minimizar tanto quanto for possível esta situação.

Por isso, você deve aplicar todas as técnicas que achar adequadas para o seu negócio e, além disso, alinhar com o seu setor de contabilidade as melhores formas de absorver estas possíveis perdas, de maneira que elas causem o menor abalo que for possível.

 

Este artigo foi escrito pela equipe do QuantoSobra, um sistema de gestão empresarial que automatiza, agiliza e facilita o dia a dia do pequeno empresário.