Muitos praticantes das técnicas de Lean Seis Sigma consideram que o Programa 5S é apenas uma ferramenta, mas na verdade ele é bem mais do que isso.

O 5s é uma cultura que deve ser construída dentro de qualquer organização que visa a melhoria contínua do ambiente de trabalho e dos processos produtivos.

O ciclo PDCA é considerado o melhor método para estruturar a cultura 5S e, ainda mais, garantir seu sucesso. Neste artigo, vamos analisar como é feita essa implantação.

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O que é o programa 5S?

 

Após a segunda guerra mundial, o Japão vivia um cenário de grande devastação causada pelos combates, no qual os recursos eram escassos.

Nesse contexto, surgiu o programa de qualidade 5S, que visa aumentar a eficiência e a produtividade de equipamentos, materiais, processos e pessoas.

O funcionamento do método é baseado em cinco sensos: utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina, que são traduções das palavras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke.

Muitas vezes associados a outras metodologias, como a TPM (Manutenção Produtiva Total), Just in Time e o Lean Manufacturing, os cinco sensos podem ser definidos da seguinte forma:

 

  • Seiri (utilização): selecionar apenas as ferramentas e materiais necessários para cada tarefa;

  • Seiton (organização): criar um local de trabalho organizado em que cada coisa possui seu lugar;

  • Seiso (limpeza): esforços para manter o ambiente de trabalho limpo para funcionar bem;

  • Seiketsu (padronização): padronizar o funcionamento operacional das atividades;

  • Shitsuke (autodisciplina): criar uma cultura e assegurar a prática de todos os sensos anteriores.

 

Benefícios da implantação do programa 5S

 

Ao longo do tempo, o 5S pode trazer muitos benefícios, como:

 

  • Redução de custos;

  • Diminuição dos 8 desperdícios;

  • Aumento da qualidade;

  • Maior produtividade;

  • Melhoria da satisfação geral dos colaboradores;

  • Criação de um ambiente de trabalho mais seguro.

 

O ciclo PDCA

 

O ciclo PDCA, também conhecido como “ciclo de Deming”, foi criado na década de 50 com o objetivo de identificar o motivo pelo qual alguns produtos falharam em suprir as necessidades dos clientes.

O método é utilizado até hoje por gestores para desenvolver hipóteses sobre o que precisa de mudanças, e então testar essas hipóteses em um ciclo recorrente de feedback.

O PDCA consiste em uma abordagem de quatro estágios para melhoria contínua de processos, produtos e serviços, e para resolver problemas. A metodologia envolve o teste de possíveis soluções, avaliação dos resultados e implementação daquelas que são as melhores para solucionar o problema.

Fundamentalmente, os quatro estágios são:

 


 

P = “Plan” (Planejar, preparar)

 

  • Formatação de um objetivo de melhoria;

  • Definição do plano de ação;

  • Escolha dos melhores indicadores de sucesso.

 

D = “Do” (Fazer, aplicar)

 

  • Implementação do plano de ação definido na fase P;

  • Teste da potencial solução, de preferência em uma escala reduzida.

 

C = “Check” (Controlar, avaliar)

 

  • Avaliação dos resultados;

  • Medida e análise da efetividade da solução;

  • Identificação das causas de problemas.

 

A = “Act” (Agir)

 

  • Tomada de ações corretivas para os possíveis problemas encontrados na fase C;

  • Padronização do melhor resultado para obter durabilidade;

  • Definição de objetivos para novas melhorias.

 

Como o PDCA é utilizado na implantação do programa 5S

 

Como dito anteriormente, o ciclo de Deming é um dos melhores métodos para implementar a filosofia 5S em uma empresa. Para isso, siga os seguintes passos:

 

1. P (Preparação)

 

  • Encontre os meios necessários para obter o conhecimento detalhado sobre a utilização da abordagem 5S;

  • Defina o setor inicial em que o método será aplicado e quais os indivíduos envolvidos;

  • Crie um “comitê de implantação” e defina os papéis de cada colaborador;

  • Planeje o progresso do projeto;

  • Defina os indicadores de sucesso;

  • Faça campanhas de conscientização sobre o 5S dentro da organização.

 

2. D (Aplicação)

 

  • Implemente cada passo do plano que foi definido na fase anterior;

  • O gerente do projeto deve seguir cuidadosamente a programação que foi estabelecida;

  • O acompanhamento regular por parte do gestor é elemento crucial para garantir o sucesso do projeto.

 

3. C (Controle)

 

  • Compare o progresso atingido com os objetivos que foram fixados inicialmente;

  • Utilize os indicadores de sucesso escolhidos na etapa de planejamento;

  • Faça uso de métricas que avaliam processos e resultados.

 

4. A (Ação)

 

  • Faça a análise da causa raiz (pode-se utilizar os 5 Porquês) dos problemas identificados na fase anterior;

  • As ações corretivas devem ser incluídas no plano de ação;

  • Formular relatórios detalhados sobre o progresso, o que é importante para o reconhecimento das vantagens do processo e para a generalização do 5S em outras áreas da organização.

 

Como fazer a implantação do programa 5S

 

Seiri (utilização)

 

O primeiro senso do programa é fazer uma ação para identificar e eliminar todos os itens que são desnecessários no ambiente de trabalho.

É possível traçar uma forte relação entre o Seiri e a metodologia Just in Time - apenas o que é preciso, na quantidade necessária e na hora que é preciso.

Uma estratégia para identificar os itens desnecessários é marcá-los com etiquetas vermelhas, como uma folha de verificação de utilidade.

Para fazer isso, devem ser feitas as seguintes perguntas sobre cada elemento do ambiente:

 

  • Este item é necessário?

  • Se é necessário, eu preciso desta quantidade?

  • Com qual frequência é utilizado?

  • Se preciso deste montante, precisa ficar localizado aqui?

 

Após respondidas as questões acima, é a hora de agir:

 

  • Descartar de maneira correta o que não será utilizado;

  • Realocar certos itens;

  • Manter os elementos necessários.

 

É importante classificar os itens de acordo com a frequência de uso. Equipamentos que são utilizados de hora em hora devem ser mantidos ao alcance das mãos de quem vai operá-los.

Itens que são necessários uma vez por semana ou algumas vezes ao mês não precisam ficar sempre ao alcance, mas devem ser mantidos dentro do local de trabalho.

Por outro lado, elementos que raramente são usados devem ser guardados em um estoque mais distante, designado para uso daquele departamento.

Para auxiliar neste processo, você pode registrar fotografias de “antes e depois”, que também podem servir para a produção de um relatório mais completo, explicitando as melhorias trazidas pela adoção do programa 5S.

 

Seiton (organização)

 

Seiton significa colocar os itens necessários em ordem de forma que sejam facilmente encontrados por qualquer pessoa.

O conceito pode ser resumido em uma frase: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Para implementar o Seiton, siga estes passos:

 

  1. Determine locais apropriados;

  2. Identifique quais itens serão colocados nesses locais, levando em conta o fluxo de trabalho e a eficiência da operação;

  3. Identifique todos os itens e sua quantidade necessária.

 

 

É interessante garantir que todos presentes naquele local de trabalho sejam informados sobre o posicionamento dos equipamentos.

Classifique cada armário e gaveta com uma etiqueta mostrando o que existe dentro. Além disso, é importante delinear as áreas designadas para equipamentos, suprimentos, áreas comuns e zonas de segurança:

 

  • Linhas divisórias para definir corredores e estações de trabalho;

  • Linhas de marcação para mostrar o posicionamento de equipamentos;

  • Linhas de alcance para exibir a área de funcionamento de equipamentos e portas;

  • Setas para indicar direções.

 

 

Seiso (limpeza)

 

O terceiro senso significa manter a área de trabalho limpa e em boas condições para um ambiente saudável e seguro. É possível implementar este conceito seguindo estas diretrizes:

 

  1. Determinar o que será limpo;

  2. Dividir o local de trabalho em “áreas de limpeza”, e então nomear as pessoas que serão responsáveis para cada área;

  3. Estabelecer os métodos de limpeza: o que, onde, quem, quando e como;

  4. Aplicar os sensos anteriores aos produtos de limpeza, deixando-os organizados e guardados de maneira fácil de achar, usar e retornar;

  5. Incorporar uma inspeção sistêmica de limpeza na empresa.

 

 

Seiketsu (padronização)

 

O quarto senso não é uma atividade, mas uma condição. Ele consiste na criação de uma série de procedimentos para manter os primeiros 3S. Na verdade, é a condição existente quando os 3S são mantidos de maneira correta.

Ao implementar o Seiketsu, preste atenção nestes itens:

 

  • Decida qual pessoa será responsável por manter as condições necessárias para o funcionamento dos 3S;

  • Evite contratempos com a integração da manutenção diária;

  • Avalie o nível de manutenção.

 

O Seiketsu tem a ver com a parte visual do 5S, pois qualquer pessoa deve ser capaz de distinguir as condições normais de quando ocorre algum problema apenas com uma olhada rápida.

Quando o mesmo problema se repete muitas vezes, é preciso partir para a próxima fase: prevenção e análise de causa raiz:

 

  • Por que estamos acumulando itens desnecessários? (Organização preventiva);

  • Por que as ferramentas e equipamentos não são retornadas para o lugar certo? (Ordenação preventiva);

  • Por que o chão está sempre sujo? (Limpeza preventiva)

 

Shitsuke (autodisciplina)

 

Por fim, o último senso fala sobre o fato de tornar a manutenção dos procedimentos corretos como um hábito. Você pode usar pôsteres, painéis, informativos internos e visitas a outros departamentos para assegurar o sucesso do programa.

Além disso, você pode seguir estas dicas:

 

  • Treinamento dos funcionários;

  • Criação de uma equipe para a implementação;

  • Reconhecimento e apoio necessário à implantação do programa 5S;

  • Estimulação da criatividade dos colaboradores e alocação de recursos para desenvolver novas ideias;

  • Distribua prêmios pelo esforço conjunto.


 

 

 

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