Veja como utilizar as melhores técnicas de gestão de projetos para alavancar resultados em todas as áreas

Você já precisou de ajuda para se organizar em alguma tarefa? Quando temos afazeres a cumprir, saber o que fazer e como fazer, geralmente, nos ajuda a terminar nossas obrigações mais rapidamente e, claro, sempre fica bem feito!

Em um ambiente empresarial, não é diferente. É necessário o uso de ferramentas e técnicas que auxiliem e facilitem a solução dos mais diversos problemas e contratempos que podem surgir nesse meio.

Neste artigo, vamos nos ater ao gerenciamento de projetos!

Vou te apresentar as nove técnicas de gestão de projetos que irão te auxiliar a conduzir projetos de forma mais fácil e dinâmica, garantindo maior eficiência, qualidade e sucesso para seu negócio.

Ao longo deste artigo você irá aprender:

• O que é Gestão de Projetos?

• Importância do uso de técnicas de gestão de projetos;

• Técnica 1: Método do Caminho Crítico (CPM);

• Técnica 2: Gráfico de Gantt;

• Técnica 3: Diagrama de Ishikawa;

• Técnica 4: Brainstorm;

• Técnica 5: Modelo de Projeto Canvas;

• Técnica 6: Metodologia ágil: Scrum;

• Técnica 8: PRINCE2;

• Técnica 9: PMBOK;

O que é Gestão de Projetos?

A gestão de projetos se trata da estruturação de como um projeto é planejado, executado, monitorado e controlado, para isso, são aplicadas técnicas, conhecimentos e habilidades que ajudam o projeto a obter sucesso. Isso inclui o detalhamento do escopo, a montagem do cronograma com registros dos custos, o monitoramento dos riscos, a organização dos recursos humanos, financeiros e materiais, além de uma série de ações que são incorporadas no gerenciamento do projeto.  

Importância do uso de técnicas de gestão de projetos.

Com o crescente número de informações, metodologias e conhecimentos, aliado à alta velocidade com que os dados trafegam, os empreendimentos vêm passando por diversas mudanças.

Dessa forma, para que uma empresa consiga se manter e ainda se destacar nesse mercado extremamente competitivo da atualidade, é importante o uso das mais diversas e inovadoras técnicas, modelos e ferramentas, além, é claro, de uma boa gestão de projetos.

Pensando nisso, o gerente de projetos precisa ser capaz de administrar e executar projetos com competência, buscando atender todas as necessidades e exigências de qualidade das partes interessadas. Mas como ele faz isso?

Além de portar um conjunto de habilidades pessoais, esse gestor precisa saber como usar as técnicas de gestão de projetos!

Técnica 1: Método do Caminho Crítico (CPM)

O CPM, criado em 1950, é considerado hoje um método de gestão de projetos clássico. Essa ferramenta lógica e efetiva já foi usada por décadas no planejamento e gerenciamento de projetos e tem como principal objetivo evitar atrasos e folgas.

O método do caminho crítico é  um diagrama linear, que representa as tarefas de um projeto sequenciadas em uma linha temporal. Ele é usado para identificar a interdependência entre as atividades, levando em consideração o tempo para executar cada uma.

Dessa forma, são definidos quais afazeres devem ser executados primeiramente. A partir dessa priorização de tarefas, é possível definir o menor tempo possível, ou a sequência crítica, para a execução de um projeto de forma completa.

Técnica 2: Gráfico de Gantt

Criado por Henry Gantt, em 1917, o Diagrama de Gantt, como também é conhecido, permite acompanhar e controlar o cronograma de um projeto, além de poder ser usado juntamente com o CPM e, ainda, criado nos softwares MS Project e Excel.

Sendo assim, essa ferramenta visual aglomera todas as tarefas que precisam ser realizadas para conclusão do gráfico de Gantt. Cada etapa possui uma data de início e outra de fim, bem como uma descrição simplificada e um responsável específico.

A partir disso, elas são sequenciadas temporalmente, levando em consideração suas relações de interdependência e tempo de duração.

Dessa forma, é possível definir uma ótima prioridade de execução de atividades, buscando eliminar todas as folgas e gargalos do sistema, garantindo o nível de qualidade exigido.

Portanto, o Gráfico de Gantt, permite visualizar o projeto de uma forma macro, facilitando e assegurando o cumprimento de prazos.

Técnica 3: Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Espinha de Peixe e também chamado de diagrama de causa e efeito, é uma ferramenta visual muito usada para gestão e controle da qualidade.

Essa metodologia, criada na década de 60, tem como objetivo identificar a raiz de um problema através da análise de suas principais causas, daí o nome “causa e efeito”. Para tratar um efeito (problema) é preciso definir, primeiramente, suas causas.

Geralmente, elas são classificadas em seis tipos diferentes: máquina, materiais, mão-de-obra, meio, medida e método.

O diagrama de Ishikawa é um método usado, normalmente, em processos de manufatura e em meios de produção, especialmente voltado para melhoria desses. Porém, ele também pode ser usado como técnica de gestão de projetos.

Em gerenciamento de projetos, essa ferramenta também possibilita avaliar oportunidades de melhorias e definir quais são os procedimentos que devem ser executados (causas) para atingir um objetivo específico (efeito).

Técnica 4: Brainstorm

Apesar de estar na quarta posição do nosso guia de técnicas de gestão de projetos, o brainstorm é fundamental para os estágios iniciais do gerenciamento de projetos, mais especificamente, a fase de planejamento.

Chamado de “tempestade de ideias” em português, o brainstorming é uma metodologia usada para investigar e estimular a capacidade criativa de cada um dos membros da equipe de projeto.

Ele consiste numa reunião, na qual todos os responsáveis pelo projeto devem analisar cuidadosamente os problemas que devem ser resolvidos e, então, discutir e levantar juntos meios para suas soluções.

Dessa forma, é possível estimular a geração de ideias criativas e inovadoras de forma livre, mas que sejam capazes de engajar e motivar o time de projeto a cumprir seus objetivos, atingindo todas as expectativas do cliente.

Uma boa tempestade de ideias que busque os melhores resultados precisa apresentar algumas características, entre elas:

• Líder bem definido: o gestor de projetos deve ser capaz de orientar e sequenciar as ideias para que o ambiente não fique tumultuado;

• Membros engajados: toda a equipe de trabalho deve contribuir com suas ideias.  Quanto mais, melhor.

Técnica 5: Modelo de Projeto Canvas

O modelo de negócio Canvas, criado por Alexander Osterwalder, busca representar um modelo de negócio em um quadro. A palavra “Canvas” significa “tela” ou “quadro”, em português.  

Essa tela reúne todos os aspectos indispensáveis de um plano de negócios, e os representa em uma folha A4, separados entre nove blocos.

Dessa forma, o modelo Canvas pode ser visto como uma ferramenta estratégica de aparência simples, prática e rápida, pois facilita a compreensão e relação entre pontos-chave de um negócio.

O modelo Canvas também pode ser aplicado ao gerenciamento de projetos: Project Model Canvas.

Esse modelo foi criado pelo professor e consultor brasileiro, José Finocchio Júnior.  Baseando-se no modelo de Osterwalder, ele buscou uma forma de gerenciamento de projetos que fosse mais rápida e visível a todos ligados ao projeto.

Sua intenção é transformar um plano de projeto que, geralmente, é grande, complexo e linear, em um quadro simples, também em uma folha A4, usando post-its para complementá-lo.

O objetivo desse modelo é facilitar a troca de informações, como as do escopo do projeto. E ainda permite identificar com maior facilidade mudanças repentinas no mesmo.

A ferramenta permite que os stakeholders, por exemplo, tenham uma compreensão mais rápida do projeto que está sendo desenvolvido, sem a necessidade de ler o plano propriamente dito.

Da mesma forma que sua aplicação em negócios, o Canvas de projetos consiste em um quadro contendo todos dados essenciais de qualquer projeto, escritos em formato de textos curtos e diretos, baseados em seis perguntas:

• Por que?

• O que?

• Quem?

• Como?

• Quanto?

• Quando?

Além disso, uma das principais vantagens desse modelo é sua característica colaborativa, permitindo que várias pessoas, ligadas ao projeto, participem de sua criação de forma mais fácil.

Técnica 6: Metodologia ágil: Scrum

A metodologia ágil Scrum, foi inicialmente empregada no desenvolvimento de softwares. Porém, por causa de seus princípios e práticas, pode ser facilmente  usada como uma técnica de gestão de projetos, lidando com prazos e níveis de qualidade de maneira diferente.

Esse método busca dividir o objetivo final de um projeto em pequenos pacotes, simples e fáceis de trabalhar, com um limite de tempo, geralmente mensal, para serem executados. Esses pacotes são chamados de Sprints.

Dessa forma, é possível atender os padrões de qualidade de uma melhor forma. Caso as partes interessadas não aprovem alguma parcela do projeto, o Scrum permite fazer mudanças em projetos de maneira dinâmica e ágil, daí seu nome.

Abaixo seguem algumas vantagens de utilização do Scrum como técnica de gestão de projetos:

• Como os sprints são pequenas partições, não é preciso fazer relatórios para documentá-los, o que economiza tempo no projeto;
• As etapas do projeto são realizadas em pequenos passos rápidos e com o melhor dos clientes.

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Técnica 7: Seis Sigma

A metodologia seis sigma é um conjunto de ferramentas, meios e práticas que visa melhorar a qualidade de um produto ou processo, dentro de um projeto.

Seu objetivo é garantir, através de análises estatísticas, uma eficiência de não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades (DPMO).

Apesar de não ser um método exclusivo do gerenciamento de projetos, possuindo características próprias, a ideologia “seis sigma” pode ser aplicada para refinar os resultados do mesmo.

A filosofia “seis sigma” se fundamenta em dois métodos cíclicos de melhoria contínua, DMAIC e DMADV:

DMAIC

Essa metodologia, criada na década de 80 pela Motorola e aperfeiçoada pela General Electric, conta com as seguintes etapas:

• Define, definir o problema ou a oportunidade de melhoria;
• Measure, medir indicadores do processo;
• Analyse, analisar onde estão causas-raízes;
• Improve, melhorar o sistema através da elaboração e execução do plano de ação;
• Control, controlar e padronizar os processos.

Esse ciclo é usado para melhorar a qualidade e o desempenho de processos ou produtos que já existem.

DMADV

Já o método DMADV é utilizado para criar novos produtos ou processos com qualidade e eficiência “Seis Sigma”, respeitando prazos curtos e com custos otimizados. Esse método de otimização de todas as partes do processo é chamada de Design for Six Sigma (DFSS).

• Define, definir oportunidades (metas);
• Measure, quantificar as necessidades do cliente;
• Analyse, analisar a melhor opção de projeto;
• Design, desenvolver o projeto detalhadamente;
• Verify, verificar e validar os resultados.

Esse ciclo pode ser usado também como uma extensão do método DMAIC, pois é possível remodelar produtos ou processos, caso não sejam alcançáveis as necessidades exigidas através do uso do DMAIC.

Técnica 8: PRINCE2

PRojects IN Controlled Environments, conhecido também como PRINCE2, é um conjunto de sete princípios, temas e processos voltados para o gerenciamento, controle e organização de qualquer tipo e tamanho de projeto.

Inicialmente, a metodologia britânica era voltada para aplicações nas áreas de Tecnologia da Informação. Porém, quando aperfeiçoada e adaptada para se adequar às mais diversas categorias de projetos, adicionou-se o número 2 a seu nome.

Dessa forma, o PRINCE2 é chamado de metodologia genérica, sendo usado em vários países e empresas mundo afora. O método possui boa flexibilidade, podendo ser aplicado no gerenciamento de projetos ágil e também usado juntamente com o PMBOK.

Técnica 9: PMBOK

Publicado no final da década de 90, pelo Project Management Institute (PMI), o Guia PMBOK é hoje a maior referência bibliográfica para gestão de projetos do mundo.

O guia, conhecido como a bíblia do gerenciamento de projetos, é um aglomerado de técnicas de gestão de projetos, todas sequenciadas e bem organizadas entre as cinco etapas de um projeto:

• Iniciação: Criação do termo de abertura e principais formalidades para iniciar o projeto;

• Planejamento: Definição das metas e das principais estratégias para execução do projeto;

• Execução: Implementação e aplicação de todo o plano, elaborado na etapa anterior;

• Monitoramento e Controle: Asseguração de que tudo ocorra como planejado;

• Encerramento: Documentação formal representando a finalização do projeto.

Para ser capaz de abranger o projeto de forma completa, o PMBOK ainda conta com 10 áreas do conhecimento diferentes e 49 processos diferentes, separados entre cada uma das etapas anteriores.

As dez áreas do conhecimento são:

• Escopo: Definir de forma clara, tudo aquilo que está dentro do projeto e fora dele;

• Tempo: Definir e sequenciar todas as atividades através de um cronograma;

• Custos: Determinar o orçamento do projeto, estimar e controlar os custos;

• Qualidade: Planejar, realizar e controlar a qualidade;

• Aquisições: Conduzir, controlar e encerrar as aquisições, adquirir apenas o essencial para concluir o projeto;

• Recursos Humanos: Mobilizar, desenvolver e coordenar todo o time de projeto;  

• Comunicação: Gerenciar e controlar todas as informações e dados relevantes ao projeto;

• Riscos: Fazer uma análise de todos os riscos possíveis de forma qualitativa e quantitativa;

• Stakeholders: Identificar e engajar as partes interessadas no projeto;

• Integração: Orientar e gerenciar a execução do projeto, unindo todas as demais áreas do conhecimento.

A partir das informações e conhecimentos do PMBOK, o gerente de projetos pode estipular procedimentos e meios bem definidos e ser capaz de executar cada projeto, por mais  diferente que seja.

Busque mais técnicas de gestão de projetos!

Neste artigo, foram apresentadas nove técnicas de gestão de projetos, mas é claro, não existem somente essas!

Em nosso BLOG, temos diversos outros artigos sobre ferramentas e técnicas de gestão de projetos. Dá uma conferida:

• Diagrama de Pareto;

• Curva S;

• Fluxograma;

• MS Project;

• Gráficos de Controle;

• Kaizen;

• PDCA;

Além disso, aqui na Voitto você pode fazer bem mais do que apenas se informar. Como expliquei no início deste artigo, o mercado de trabalho está cada vez mais competitivo, por isso é preciso mostrar que você é capacitado e certificado!

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