Uma boa gestão de projetos apresenta uma série de recursos que permite facilitar ao máximo o trabalho de uma equipe. Um desses recursos é a divisão dos projetos em fases que constituem o ciclo de vida de um projeto, de modo que cada fase pode fazer o trabalho fluir de maneira satisfatória.
Sendo assim, entender como uma equipe de projetos tem condições de passar por cada fase da melhor maneira possível é um requisito fundamental para o êxito de qualquer gestor.
Uma compreensão mais apurada do conjunto de fases traz mais eficiência para a tomada de decisões, permite também visualizar com mais clareza os objetivos do projeto, bem como elaborar melhor prazos e cronogramas.
Por isso, você deve ler o artigo abaixo e assim encontrar mais informações sobre as etapas do gerenciamento de projetos, além das suas fases e dos seus ciclos de vida. Entenda os seguintes tópicos:
- O que é e qual é a importância do ciclo de vida de um projeto?;
- Conheça as fases do ciclo de vida de um projeto;
- Tipos de ciclos de vida de um projeto;
- Ciclo de vida de um projeto x ciclo de vida de um produto;
- Dicas para definir o ciclo de vida de um projeto; e
- O ciclo de vida de um projeto determina várias decisões.
O que é e qual é a importância do ciclo de vida de um projeto?
O Project Life Cycle, no português chamado de Ciclo de Vida de um Projeto, consiste nas etapas que um determinado projeto deve passar, desde os seus passos iniciais até a sua finalização.
A divisão do projeto em uma estrutura formada por fases que se complementam é importante porque agiliza o processo de gerenciamento. Essa divisão também permite determinar com mais segurança como alcançar os objetivos propostos.
Desse modo, se torna mais fácil o trabalho do gestor na hora de conduzir as atividades das partes interessadas na conclusão do projeto.
Algumas das vantagens de determinar o ciclo de vida de um projeto são a organização e também a manutenção do foco da equipe em um objetivo previamente determinado.
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Conheça as fases do ciclo de vida de um projeto
Determinar uma divisão do projeto em fases assegura que ele possui um perfil temporário, com início, meio e fim. Isso facilita para a equipe estipular cronogramas e prazos de entrega, tornando o trabalho mais dinâmico e ágil.
As fases do ciclo de vida de um projeto são fundamentais para guiar os profissionais que ocupam posições de lideranças em uma empresa, por exemplo.
Dependendo do tipo do projeto em andamento, cada fase do ciclo pode ser dividida em subunidades. Assim, a estrutura básica das fases consiste em: início do projeto; organização; execução; e, por fim, o encerramento do projeto.
1. Iniciação
Também conhecida como Início do Projeto, ela consiste em uma fase que visa identificar as necessidades mais evidentes do projeto. Nessa etapa, o problema a ser solucionado é analisado. Há também a determinação da missão e dos objetivos do projeto.
A fase da iniciação também é o espaço onde são identificadas as partes interessadas, também conhecidas como stakeholders. Eles são os indivíduos ou as instituições que vão ser afetados (direta ou indiretamente) pelo projeto que está para ser realizado.
Essa fase inicial também é marcada pela realização do esboço que representa as principais características do serviço ou produto a ser projetado.
2. Planejamento
Nessa etapa o escopo é melhor detalhado, bem como é realizado o levantamento dos recursos necessários para a realização do projeto.
Essa fase é onde são definidas as competências de cada integrante da equipe e também a elaboração de um cronograma apontando prazos e datas de entrega.
Além disso, o planejamento também é a oportunidade onde é escolhida a metodologia do gerenciamento do projeto. Graças a ele é possível saber quando passar para a próxima fase.
3. Execução
Nessa fase, o projeto passa a ser realizado definitivamente. É aqui que são feitos o monitoramento e o controle dos avanços do trabalho.
Além do mais, a fase da execução também é o espaço para a realização de eventuais correções e alterações no projeto.
Na execução é onde o projeto aos poucos começa a ganhar forma e se tornar uma realidade. Por isso, a participação de todos na equipe é importante.
4. Encerramento do projeto
É quando o projeto finalizado deve ser entregue. Essa fase envolve alguns elementos importantes, como, por exemplo, o anúncio de fechamento com os stakeholders, a entrega e a aprovação do projeto.
Além disso, o encerramento também representa o arquivamento do projeto e a elaboração de uma lista contendo tudo o que foi aprendido e aproveitado na realização das etapas anteriores.
Todavia, é importante que um gerente de projetos esteja atento para o fato de que nem sempre as fases de um projeto ocorrem de maneira linear.
Tipos de ciclos de vida de um projeto
São dois tipos de ciclos de vida de um projeto: o preditivo e o adaptativo. O primeiro, que também pode ser chamado de pré-determinado, apresenta um escopo que é detalhado desde a iniciação até a fase inicial.
Esse é o ciclo mais adequado para produtos que devem ser entregues em uma única vez, em que é impossível entregá-lo aos poucos, de forma parcial. Um exemplo disso é a construção de um automóvel.
Por outro lado, o ciclo ágil, também chamado de adaptativo, inicia sem a necessidade de um escopo feito. Ou seja, ele vai sendo determinado de acordo com as necessidades do projeto em andamento e é realizado baseado em entregas parciais.
Esse tipo de ciclo é o mais recomendado para projetos que podem sofrer variações durante um percurso, como, por exemplo, a atualização de softwares.
Ciclo de vida de um projeto x ciclo de vida de um produto
O ciclo de vida do projeto representa as fases pelas quais o projeto atravessa, definindo a sua iniciação e o seu encerramento. Já o ciclo de vida do produto representa a vida útil de um produto.
Nesse caso, inserido em cada uma das fases do ciclo do produto, há a possibilidade de haver um projeto ou mais de um.
Além disso, o ciclo de vida de um produto não tem um encerramento propriamente dito, enquanto o ciclo de um projeto possui prazo estipulado para ser finalizado.
O ciclo de vida do produto também possui fases. Entre elas estão a concepção, a entrega, o crescimento, a maturação e o processo de descontinuação.
Dicas para definir o ciclo de vida de um projeto
Para estipular qual será o ciclo de vida de um projeto é necessário levar em conta o tipo de produto. A partir daí é válido seguir algumas dicas. Acompanhe!
Encontrar a metodologia
É fundamental que um gerente de projetos utilize a metodologia adequada para o projeto. Para um projeto com ciclo de vida adaptativo, pode-se utilizar a Metodologia Scrum, por exemplo. Isso vai depender tanto do processo quanto do produto.
Compreender quem são os stakeholders
A parte interessada é um importante componente para a realização de um projeto. Em muitos casos é importante interagir com eles no decorrer das fases.
Analisar o volume de atividades
Como as fases vão ser monitoradas e analisadas constantemente, é pertinente ter uma noção prévia do quanto cada fase vai necessitar de trabalho.
O ciclo de vida de um projeto determina várias decisões
Quando o assunto é gestão, é importante conhecer cada etapa do ciclo e também maneiras de planejar e elevar a qualidade.
Sendo assim, para dominar a gestão de projetos vale apostar na sua capacitação e desenvolvimento profissional, além da capacitação dos colaboradores da sua empresa.
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